Underdatabehandlere og dataplacering – eDoc Rapport

Senest opdateret: 23. august 2026

Suit IT ApS anvender en række eksterne leverandører i forbindelse med drift og levering af eDoc Rapport.

Disse leverandører anvendes alene, hvor det er nødvendigt for at levere systemets funktioner, eksempelvis hosting, backup, automatisering, kunstig intelligens og e-mail.

Suit IT ApS bestræber sig på at begrænse behandlingen af personoplysninger til det nødvendige og anvender relevante databehandleraftaler og andre databeskyttelsesmæssige foranstaltninger, hvor dette er påkrævet.

1. Hostinger

Leverandør: Hostinger

Tjeneste: Cloud Enterprise

Formål:
Hosting og teknisk drift af eDoc Rapport, herunder:

webapplikation,
API,
database,
rapporter,
PDF-filer,
billeder,
øvrige uploadede filer,
tekniske logdata,
samt backup af systemet.

Oplysninger der kan behandles:

Afhængigt af kundens brug af eDoc Rapport kan Hostinger behandle:

navn,
adresse,
telefonnummer,
e-mailadresse,
sagsnummer,
rapportoplysninger,
billeder,
notater,
målinger,
brugeroplysninger,
tekniske logoplysninger,
og øvrige oplysninger som kunden registrerer i eDoc Rapport.

Dataplacering

Primær server:
Nederlandene, EU.

Backup:
Litauen, EU.

eDoc Rapports primære produktionsmiljø, database og filer er dermed placeret inden for EU.

Backup af servermiljøet opbevares ligeledes inden for EU.

Databehandleraftale:
Hostingers gældende databehandleraftale og databeskyttelsesvilkår finder anvendelse på de relevante tjenester.

2. n8n GmbH

Tjeneste: n8n Cloud

Formål:
n8n anvendes til automatisering og integration mellem eDoc Rapport og relevante eksterne tjenester.

n8n kan blandt andet anvendes i forbindelse med:

behandling af rapporttekst,
AI-funktioner,
billedbehandling,
automatiserede arbejdsgange,
kommunikation mellem eDoc Rapport og OpenAI API,
samt andre systemintegrationer.

Oplysninger der kan behandles:

Afhængigt af den funktion brugeren anvender, kan n8n behandle:

rapporttekst,
beskrivelser,
billeder,
sagsrelaterede oplysninger,
tekniske identifikatorer,
og øvrige oplysninger, som er nødvendige for at gennemføre den pågældende automatisering.

Der sendes alene de oplysninger gennem n8n, som er nødvendige for den funktion eller handling, brugeren anvender.

Dataplacering

n8n Cloud anvender Microsoft Azure som en del af sin cloudinfrastruktur.

n8n oplyser, at data for deres cloudtjeneste lagres inden for EU. Deres aktuelle underdatabehandleroplysninger omfatter blandt andet Microsoft Azure-infrastruktur i Tyskland og Sverige.

Databehandleraftale:
Suit IT ApS anvender eller indgår n8ns gældende Data Processing Agreement (DPA) for behandling af personoplysninger via n8n Cloud.

3. OpenAI

Leverandør: OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI-koncernen

Tjeneste: OpenAI API

Formål:
OpenAI API anvendes til udvalgte AI-funktioner i eDoc Rapport.

Det kan blandt andet være:

forbedring og omskrivning af tekst,
generering af rapportbeskrivelser,
strukturering af rapportindhold,
billedanalyse,
generering af beskrivelser ud fra billeder,
og andre AI-baserede hjælpefunktioner.

AI-funktionerne fungerer som hjælp til brugeren. Brugeren er fortsat ansvarlig for at kontrollere det AI-genererede indhold, inden det anvendes i den endelige dokumentation.

Oplysninger der kan behandles

Afhængigt af den konkrete funktion kan OpenAI modtage:

rapporttekst,
beskrivelser,
relevante dele af sagsdata,
billeder,
tekniske oplysninger,
og øvrige oplysninger, som er nødvendige for at udføre den valgte AI-funktion.

Der sendes ikke automatisk hele kundens database til OpenAI.

Data sendes alene i forbindelse med de funktioner, hvor AI-behandling anvendes.

Dataplacering

Det OpenAI API-projekt, der anvendes til eDoc Rapport, er konfigureret med:

Project Residency: Global

Behandling kan derfor finde sted uden for EU/EØS.

Eventuel overførsel af personoplysninger uden for EU/EØS håndteres i henhold til OpenAIs gældende databehandleraftale og relevante overførselsgrundlag efter GDPR.

Datadeling og træning

Suit IT ApS har deaktiveret frivillig deling af API-data med OpenAI.

Følgende delingsfunktioner er deaktiveret på OpenAI-organisationen:

deling af model-feedback,
deling af evaluation- og fine-tuning-data,
deling af API-input og output med OpenAI med henblik på forbedring eller træning af modeller.

OpenAI oplyser, at data sendt gennem API-platformen som udgangspunkt ikke anvendes til træning af OpenAIs modeller, medmindre kunden aktivt vælger at dele disse data.

API-logging

API Call Logging på OpenAI-platformen er deaktiveret for Suit IT ApS’ organisation.

Dette reducerer lagringen af API-indhold i organisationens OpenAI-dashboard.

OpenAI kan dog efter deres gældende vilkår og tekniske politikker foretage begrænset midlertidig behandling eller opbevaring af visse API-data med henblik på blandt andet drift, sikkerhed og forebyggelse af misbrug.

4. E-mail

eDoc Rapport kan anvende e-mailtjenester i forbindelse med eksempelvis:

afsendelse af rapporter,
systembeskeder,
support,
kundekommunikation,
og anden relevant kommunikation.

De anvendte tjenester kan omfatte:

Hostinger Email

Hostingers e-mailtjeneste kan anvendes til afsendelse og modtagelse af e-mail.

Der kan i forbindelse hermed behandles:

navn,
e-mailadresse,
emnelinje,
meddelelsesindhold,
og eventuelle vedhæftede dokumenter eller rapporter.

Titan Email

Titan Email kan ligeledes anvendes som e-mailleverandør.

Ved anvendelse af Titan kan der blandt andet behandles:

modtagers og afsenders e-mailadresse,
navn,
mailindhold,
rapporter,
PDF-filer,
og øvrige vedhæftede filer.

Titan kan anvende egne underdatabehandlere og tekniske leverandører til levering, sikkerhed og distribution af e-mail.

Hvor disse leverandører indebærer behandling uden for EU/EØS, håndteres dette i henhold til leverandørens gældende databehandleraftale og relevante overførselsgrundlag.

Samlet datastrøm

En typisk datastrøm i eDoc Rapport kan eksempelvis være:

Brugerens mobil/webbrowser
↓
eDoc Rapport
↓
Hostinger – Nederlandene, EU
↓
Backup – Litauen, EU

Når en AI-funktion anvendes:

eDoc Rapport
↓
n8n Cloud – EU
↓
OpenAI API – Global behandling

Når en rapport sendes på e-mail:

eDoc Rapport
↓
Hostinger Email og/eller Titan Email
↓
Modtagerens e-mailudbyder

Det betyder, at eDoc Rapports primære kundedata og database opbevares inden for EU, mens udvalgte oplysninger kan behandles af eksterne tjenester, når kunden anvender funktioner såsom AI, automatisering eller e-mail.

Begrænsning af data

Suit IT ApS arbejder efter princippet om dataminimering.

Det betyder blandt andet, at:

kun relevante oplysninger bør registreres,
kun nødvendige data sendes til eksterne tjenester,
AI-funktioner skal begrænses til de data, der er nødvendige for den konkrete funktion,
adgangen til produktionsdata begrænses,
og kundens data ikke anvendes til andre formål end levering, drift, support og sikkerhed af eDoc Rapport, medmindre andet er aftalt eller følger af lovgivningen.

Underdatabehandlere

Suit IT ApS fører løbende kontrol med relevante underdatabehandlere.

Hvis der tilføjes en ny underdatabehandler, som behandler kundernes personoplysninger, opdateres denne oversigt.

Eksisterende kunder orienteres om væsentlige ændringer i overensstemmelse med den indgåede databehandleraftale.

Internationale dataoverførsler

Hvis en underdatabehandler behandler personoplysninger uden for EU/EØS, skal behandlingen ske på et gyldigt overførselsgrundlag efter GDPR.

Dette kan eksempelvis være:

en afgørelse fra EU-Kommissionen om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau,
EU-Kommissionens Standard Contractual Clauses (SCC),
eller et andet gyldigt overførselsgrundlag efter gældende databeskyttelseslovgivning.

Ændringer

Denne oversigt gennemgås løbende og opdateres, hvis Suit IT ApS:

skifter hostingudbyder,
ændrer dataplacering,
tager nye eksterne tjenester i brug,
ændrer AI-leverandør,
ændrer e-mailleverandør,
eller foretager andre væsentlige ændringer i behandlingen af personoplysninger.

Kontakt

Spørgsmål vedrørende databehandling og underdatabehandlere kan rettes til:

Suit IT ApS
E-mail: kontakt@suit-it.dk
Telefon: 51891347
CVR: 44249243
Adresse: Slimmingevej 66, 4100 Ringsted