Intern GDPR-fortegnelse – eDoc Rapport
Virksomhed: Suit IT ApS
System: eDoc Rapport
Senest gennemgået: 23-08-2026
1. Kunde- og kontaktoplysninger
Registrerede personer:
Kontaktpersoner hos kunder og potentielle kunder.
Oplysninger:
Navn, virksomhedsnavn, e-mailadresse, telefonnummer og eventuelle aftaleoplysninger.
Formål:
Kundeadministration, support, fakturering og kommunikation.
Rolle:
Suit IT ApS er dataansvarlig.
Opbevaring:
Så længe kundeforholdet består og herefter i det omfang oplysningerne er nødvendige af administrative eller juridiske årsager.
2. Brugerkonti i eDoc Rapport
Registrerede personer:
Kundernes medarbejdere og andre autoriserede brugere.
Oplysninger:
Navn, e-mailadresse, loginoplysninger, virksomhedstilknytning, brugerrettigheder og tekniske logoplysninger.
Formål:
At give brugeren adgang til eDoc Rapport og sikre korrekt adgangskontrol.
Rolle:
Afhænger af den konkrete oplysning og aftalen med kunden. Suit IT kan være dataansvarlig for visse administrative konto-oplysninger og databehandler for oplysninger behandlet på kundens vegne.
3. Sags- og rapportdata
Registrerede personer:
Personer, der indgår i kundens sager, eksempelvis kunder, beboere, ejere, lejere, kontaktpersoner og medarbejdere.
Oplysninger kan omfatte:
- navn,
- adresse,
- telefonnummer,
- e-mailadresse,
- sagsnummer,
- billeder,
- rapporttekst,
- notater,
- målinger,
- datoer,
- lokationsrelaterede oplysninger,
- dokumentation fra arbejdssteder.
Formål:
At gøre kunden i stand til at dokumentere og administrere sine arbejdsopgaver og udarbejde rapporter.
Rolle:
Kunden er som udgangspunkt dataansvarlig. Suit IT ApS er databehandler.
Behandlingssted:
eDoc Rapports server- og databaseinfrastruktur.
4. Billeder
Billeder kan indeholde personoplysninger, eksempelvis personer, boliger, nummerplader eller andre identificerende forhold.
Formål:
Dokumentation af kundens arbejdsopgaver.
Rolle:
Suit IT ApS behandler billederne på vegne af kunden.
Kunden bør undgå at tage eller uploade billeder af personer og andre personoplysninger, hvis det ikke er nødvendigt for dokumentationen.
5. AI-behandling
Visse funktioner i eDoc Rapport kan sende tekst, billeder eller andre relevante oplysninger til eksterne AI-tjenester med henblik på eksempelvis:
- tekstforbedring,
- generering af beskrivelser,
- billedanalyse,
- strukturering af rapportindhold.
Der sendes alene de oplysninger, som er nødvendige for den funktion, brugeren aktiverer.
Suit IT skal løbende sikre, at anvendte AI-leverandører er omfattet af relevante kontraktuelle og databeskyttelsesmæssige forhold.
6. Support
I forbindelse med teknisk support kan Suit IT få adgang til kundens oplysninger, hvis dette er nødvendigt for fejlsøgning.
Adgangen begrænses til det nødvendige og anvendes alene til support- og driftsformål.
7. Modtagere og underdatabehandlere
Personoplysninger kan blive behandlet af leverandører inden for:
- hosting,
- serverdrift,
- backup,
- e-mail,
- automatisering,
- AI-tjenester,
- og teknisk infrastruktur.
Der føres en separat og opdateret underdatabehandlerliste.
8. Sikkerhedsforanstaltninger
Suit IT anvender relevante tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder efter behov:
- individuelle brugerkonti,
- adgangskontrol,
- rollebaserede rettigheder,
- krypteret forbindelse,
- sikring af database og server,
- backup,
- logning,
- opdatering af software,
- begrænsning af administrativ adgang,
- samt procedurer for sikkerhedshændelser.
9. Sletning
Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt.
Ved ophør af en kundeaftale håndteres kundens data efter Suit IT’s gældende slette- og opbevaringspolitik samt databehandleraftalen.
Oplysninger, som Suit IT er juridisk forpligtet til at opbevare, kan opbevares længere.