Specialudvikling i webudvikling: Fra arbejdsgang til digital løsning

Specialudvikling handler ikke kun om at bygge noget teknisk avanceret. Det handler først og fremmest om at få en digital løsning til at passe til den måde, virksomheden faktisk arbejder på.

For virksomheder inden for skadeservice, fugtteknik, byggeri, håndværk og ejendomsservice kan det være afgørende. Arbejdet foregår ofte både på kontoret og ude hos kunder eller på byggepladser. Her skal medarbejdere registrere billeder, noter, målinger og observationer, mens ledere eller administrative medarbejdere senere skal bruge oplysningerne til rapporter, opfølgning og dokumentation.

I stedet for at tvinge arbejdsgangen ind i et standardværktøj kan specialudvikling bruges til at bygge en løsning omkring virksomhedens behov. Det kan være en mindre tilpasning af en eksisterende platform eller en mere omfattende webapp med egne formularer, brugerroller og arbejdsgange.

Hvad betyder specialudvikling i praksis?

Specialudvikling betyder, at en digital løsning bliver udviklet eller tilpasset til en bestemt virksomheds arbejdsgang. Det kan for eksempel være:

• En formular, der følger en bestemt type opgave.
• Et system til billeder, noter og målinger fra arbejdet i marken.
• Automatisk opbygning af rapporter ud fra registrerede oplysninger.
• En intern portal til opfølgning på sager, tilbud eller tidsregistrering.
• Integration mellem virksomhedens eksisterende systemer.
• En WordPress- eller WooCommerce-løsning med funktioner, der ikke findes i standardopsætningen.

Specialudvikling behøver derfor ikke betyde, at alt skal bygges fra bunden. I mange tilfælde giver det bedre mening at tage udgangspunkt i en eksisterende platform og tilføje de funktioner, virksomheden mangler.

Start med arbejdsgangen – ikke med teknologien

En almindelig fejl er at begynde med spørgsmålet: “Hvilket system skal vi vælge?” Et bedre sted at starte er at beskrive, hvordan opgaven bliver løst i dag.

Det kan være en konkret sag, hvor en medarbejder skal:

1. Modtage eller oprette en opgave.
2. Besøge kunden eller arbejdsstedet.
3. Tage billeder og registrere observationer.
4. Indtaste målinger eller udfylde en formular.
5. Dokumentere det udførte arbejde.
6. Sende oplysningerne videre til kontoret.
7. Få udarbejdet en rapport og følge op på eventuelle mangler.

Når hele forløbet er beskrevet, bliver det lettere at se, hvor der opstår problemer. Måske bliver oplysninger skrevet på papir først og tastet ind igen senere. Måske ligger billeder i en mappe, mens noter ligger i en e-mail. Eller måske bruger medarbejderne forskellige måder at dokumentere den samme type opgave på.

Det er ofte her, specialudvikling kan skabe værdi: ved at samle de vigtigste trin i én sammenhængende arbejdsgang.

Hvorfor betyder det noget i hverdagen?

Dokumentationstunge virksomheder har ofte mange informationer at holde styr på. Det gælder blandt andet billeder, måleresultater, beskrivelser, kundedata, materialer og oplysninger om det arbejde, der er udført.

Hvis informationerne bliver registreret forskelligt fra sag til sag, kan det blive svært at finde dem igen. Det kan også gøre det mere tidskrævende at udarbejde rapporter eller afklare, hvad der konkret er sket på en opgave.

En digital løsning kan strukturere registreringen, så medarbejderen bliver guidet gennem de relevante oplysninger. Det kan for eksempel ske med faste felter, dynamiske sektioner eller formularer, der viser forskellige spørgsmål afhængigt af opgavetypen.

Det betyder ikke, at alle arbejdsgange skal være ens. Tværtimod kan en god løsning give plads til forskelle mellem opgaver, kunder og fagområder, samtidig med at de vigtigste oplysninger bliver registreret på en ensartet måde.

Sådan kan specialudvikling bruges i en løsning

1. Registrering direkte i marken

Hvis medarbejderen arbejder ude hos kunden, bør registreringen kunne foregå tæt på selve opgaven. Billeder, noter og målinger kan indsamles, mens informationerne stadig er aktuelle.

En mobil løsning kan gøre det lettere at arbejde med sagen på stedet i stedet for at samle oplysninger sammen til senere. Det er især relevant, når flere personer skal bruge dokumentationen efterfølgende.

2. Formularer, der passer til opgaven

En standardformular indeholder ofte enten for få eller for mange felter. Med specialudvikling kan formularen tilpasses den type arbejde, virksomheden udfører.

En formular til fugtmåling kan for eksempel opbygges anderledes end en formular til en besigtigelse eller en serviceopgave. Det kan gøre registreringen mere overskuelig for medarbejderen og give kontoret et bedre grundlag for rapportering.

3. Samling af billeder og noter

Billeder kan være en vigtig del af dokumentationen, men de skal kunne kobles til den rigtige sag og det rigtige sted i arbejdsgangen. En løsning bør derfor gøre det tydeligt, hvilken opgave billederne hører til, og hvad de viser.

Noter kan på samme måde struktureres, så de ikke kun ligger som fritekst uden sammenhæng. Det kan være en fordel at kombinere fritekst med faste felter, kategorier eller sektioner.

4. Rapportering og PDF-dokumentation

Når oplysninger fra en sag kan genbruges i en rapport, bliver der mindre behov for at kopiere indhold manuelt mellem forskellige dokumenter. Rapporten kan bygges ud fra de oplysninger, der allerede er registreret.

Det kan være relevant for virksomheder, der udarbejder dokumentation til kunder, samarbejdspartnere eller intern opfølgning. Rapportens opbygning bør dog afspejle virksomhedens egne behov og den type opgaver, der udføres.

5. Opfølgning på sagen

En digital arbejdsgang bør ikke nødvendigvis stoppe, når rapporten er sendt. Der kan være behov for at oprette en opfølgende rapport, registrere ekstra arbejde, følge op på en observation eller samle sagen igen på et senere tidspunkt.

Med en struktureret løsning bliver det lettere at søge i tidligere sager og finde den dokumentation, der skal bruges. Det kan være en praktisk fordel, når medarbejdere eller ledere skal danne sig et overblik.

Hvornår er specialudvikling en god idé?

Specialudvikling kan være relevant, hvis virksomhedens arbejdsgang ikke passer godt til de standardværktøjer, der allerede bruges. Det kan også være relevant, hvis medarbejderne løser opgaverne gennem en blanding af papir, regneark, e-mail og forskellige apps.

Tegn på, at en digital arbejdsgang bør undersøges nærmere, kan være:

• De samme oplysninger bliver tastet ind flere steder.
• Medarbejdere bruger forskellige skabeloner eller metoder.
• Billeder og dokumenter er vanskelige at finde igen.
• Rapporter kræver meget manuelt efterarbejde.
• Ledelsen mangler et samlet overblik over sager og opfølgning.
• Den nuværende løsning har funktioner, som virksomheden ikke bruger, men mangler andre.

Det er dog ikke altid nødvendigt at udvikle en helt ny platform. Første skridt bør være at undersøge, om en eksisterende løsning kan tilpasses. En enkel og veldesignet arbejdsgang er ofte mere nyttig end mange funktioner, som ikke bliver brugt.

eDoc Rapport som eksempel på en tilpasset arbejdsgang

eDoc Rapport er udviklet til virksomheder, der arbejder med dokumentation, rapportering og opfølgning. Platformen består af en mobil- og webbaseret løsning, hvor virksomheden kan samle blandt andet billeder, noter, målinger, formularer og rapporter.

Et centralt princip er, at løsningen kan tilpasses virksomhedens egne arbejdsgange og rapportbehov. Det kan for eksempel være forskellige rapporttyper, dynamiske felter og sektioner eller mulighed for efterredigering og opfølgende rapporter.

For en virksomhed med medarbejdere i marken kan det give mening at samle registreringen tættere på det sted, hvor arbejdet udføres. Kontoret kan derefter arbejde videre med de samme oplysninger i webdelen, eksempelvis ved rapportering, søgning i tidligere sager eller opfølgning.

eDoc Rapport understøtter blandt andet arbejdsgange inden for skadeservice, fugtmåling, besigtigelser, ejendomsservice og håndværk. Der findes også funktioner til KLS- og asbestdokumentation, men den konkrete opsætning bør altid vurderes i forhold til virksomhedens arbejdsgang og de krav, der gælder for den enkelte opgave.

Du kan også se nye funktioner i eDoc Rapport eller læse mere om prisoversigten.

En god proces for specialudvikling

Et specialudviklingsprojekt bliver typisk lettere at styre, når det bliver opdelt i tydelige trin:

1. Beskriv arbejdsgangen: Hvad sker der fra den første opgave til den afsluttende rapport?
2. Find de største friktioner: Hvor opstår dobbeltarbejde, fejl eller manglende overblik?
3. Prioritér funktionerne: Hvad skal løsningen kunne fra begyndelsen, og hvad kan vente?
4. Afprøv arbejdsgangen: Test løsningen med de medarbejdere, der skal bruge den i praksis.
5. Tilpas løbende: En løsning kan ofte forbedres, når virksomheden får erfaring med den.

Det er vigtigt, at både de administrative brugere og medarbejderne i marken bliver tænkt ind. En løsning, der fungerer godt på kontoret, men er besværlig at bruge på en byggeplads eller hos kunden, løser ikke hele problemet.

Specialudvikling skal gøre hverdagen mere overskuelig

Den bedste digitale løsning er ikke nødvendigvis den mest avancerede. Den skal først og fremmest passe til opgaven, være forståelig for brugerne og understøtte den måde, virksomheden arbejder på.

Specialudvikling kan derfor være alt fra en mindre funktion i en eksisterende hjemmeside til en samlet webapp til dokumentation og opfølgning. Det afgørende er at tage udgangspunkt i den konkrete arbejdsgang og vælge en løsning, der kan håndtere virksomhedens behov uden at gøre registreringen unødigt tung.

Har I brug for at samle billeder, målinger, noter og rapportering i en mere sammenhængende arbejdsgang, kan I kontakte Suit IT for at høre, hvordan eDoc Rapport kan tilpasses jeres virksomhed.