KLS system: Sådan samler du KLS-dokumentation digitalt

KLS system: Sådan samler du KLS-dokumentation digitalt

Et KLS system kan gøre det lettere at samle, strukturere og genfinde dokumentation fra arbejdet i marken. I stedet for at have billeder på telefonen, noter i forskellige dokumenter og rapporter i separate mapper kan medarbejderne registrere oplysningerne i en fælles arbejdsgang.

Det er især relevant for virksomheder inden for skadeservice, fugtteknik, byggeri, håndværk, ejendomsservice og andre fagområder, hvor dokumentationen bliver til løbende under en opgave. Den vigtigste løsning er ikke nødvendigvis at registrere mere, men at gøre det nemt at registrere det rigtige på det rigtige tidspunkt.

Hvad skal et KLS system hjælpe med?

Et KLS system bør først og fremmest understøtte den måde, virksomheden allerede arbejder på. Det kan for eksempel være registrering af:

• billeder fra opgaven
• noter og observationer
• målinger og kontrolpunkter
• materialer og udført arbejde
• afvigelser eller forhold, der kræver opfølgning
• kundens eller projektets oplysninger
• rapporter og anden dokumentation, der skal sendes videre

Behovet varierer fra virksomhed til virksomhed. Nogle har brug for en enkel formular til en bestemt type opgave, mens andre har flere arbejdsgange, rapporttyper og medarbejdere, der skal registrere oplysninger på forskellige tidspunkter.

Derfor er det en fordel at se på systemet som en samlet arbejdsgang frem for blot et digitalt skema. Dokumentationen skal kunne oprettes, suppleres, kvalitetssikres og bruges igen, når sagen skal følges op eller afsluttes.

Hvorfor samle KLS-dokumentationen digitalt?

Dokumentation fra marken bliver ofte lavet under skiftende forhold. Medarbejderen står måske på en byggeplads, i en bolig eller hos en kunde, hvor der ikke er tid til at skrive en lang rapport med det samme. Hvis oplysningerne først skal samles senere, kan der opstå usikkerhed om, hvad der blev observeret, hvornår det blev gjort, og hvilke billeder der hører til sagen.

En digital arbejdsgang kan gøre det lettere at registrere oplysningerne tæt på hændelsen. Når en tekniker for eksempel tager billeder af et område, noterer en observation og indtaster en måling i samme sag, bliver oplysningerne samlet, mens opgaven stadig er frisk i hukommelsen. Det kan samtidig skabe en mere ensartet struktur på tværs af medarbejdere og gøre det nemmere for projektleder eller administration at se, hvad der mangler.

Digital dokumentation kan også gøre det enklere at genfinde en tidligere sag. Når billeder, noter, målinger og rapporter er knyttet til den samme opgave, er det lettere at finde materialet, hvis kunden spørger ind til arbejdet, eller hvis der senere skal følges op.

Sådan bygger du en god digital KLS-arbejdsgang

Start med de vigtigste oplysninger

Begynd med at kortlægge, hvilke oplysninger medarbejderne reelt skal registrere. Det kan være fristende at tage alle tænkelige felter med, men en omfattende formular kan blive vanskelig at bruge i en travl hverdag.

Opdel i stedet oplysningerne i kategorier. Det kan for eksempel være:

• sags- og kundeoplysninger
• forhold ved opstart
• observationer og målinger
• billeder fra arbejdet
• udført arbejde
• afvigelser og opfølgning
• afslutning og rapportering

På den måde bliver det tydeligere, hvilke oplysninger der skal registreres før, under og efter arbejdet.

Gør registreringen enkel i marken

Et KLS system skal fungere for den medarbejder, der bruger det på stedet. Derfor bør registreringen være overskuelig på en mobil enhed og passe til den rækkefølge, arbejdet normalt udføres i.

Det kan være en fordel at bruge faste valg, afkrydsninger og tydelige sektioner, hvor det giver mening. Frie tekstfelter er stadig relevante til observationer, men de bør ikke bruges til alt. Når medarbejderen hurtigt kan vælge en relevant mulighed og supplere med en kort note, bliver registreringen ofte mere ensartet.

Overvej også, hvilke oplysninger der skal være nødvendige, før en rapport kan afsluttes. Det bør være de felter, som har betydning for den videre behandling af sagen – ikke alle tænkelige detaljer.

Brug billeder som en del af dokumentationen

Billeder kan være vigtige i mange dokumentationstunge arbejdsgange. De kan vise forhold på stedet, placeringen af en skade, udført arbejde eller ændringer undervejs. Men billeder har størst værdi, når de er knyttet til den rigtige sag og ledsaget af en kort forklaring.

En praktisk arbejdsgang kan derfor være, at medarbejderen:

1. tager billedet direkte i sagen
2. tilføjer en kort beskrivelse af, hvad billedet viser
3. placerer billedet i den relevante sektion eller rapport
4. kontrollerer, at billedet hører til den rigtige opgave

Det gør materialet lettere at forstå for andre end den medarbejder, der var på stedet. Det er især nyttigt, når en projektleder eller administrativ medarbejder senere skal gennemgå sagen.

Registrér målinger med kontekst

For virksomheder, der arbejder med fugt, indeklima, skader eller tekniske forhold, kan målinger være en central del af dokumentationen. En måleværdi står dog sjældent alene. Det kan også være relevant at registrere, hvor målingen er foretaget, hvad der er målt, og hvilke observationer der knytter sig til resultatet.

Digitale formularer kan samle måledata og noter i samme arbejdsgang. Det kan reducere behovet for at flytte oplysninger fra papir eller separate noter til en rapport senere. Samtidig bliver det lettere at sammenholde målinger med billeder og andre observationer fra sagen.

Skab struktur omkring opfølgning

KLS-dokumentation handler ikke kun om at gemme oplysninger. I mange sager er der også behov for at følge op på en observation, en afvigelse, en manglende opgave eller en aftale med kunden.

Derfor bør den digitale arbejdsgang gøre det tydeligt:

• hvad der skal følges op på
• hvem der har ansvaret
• hvilken sag eller opgave det vedrører
• hvad der er gjort
• om sagen kan afsluttes

Det kan være en fordel at bruge en opfølgende rapport eller en særskilt registrering i stedet for at ændre den oprindelige dokumentation uden forklaring. På den måde kan virksomheden bevare overblikket over, hvad der blev registreret først, og hvad der efterfølgende blev gjort.

Gør rapporteringen til en del af processen

Hvis rapporten først skal bygges manuelt efter opgaven, kan dokumentationen hurtigt ende i flere forskellige systemer. En mere sammenhængende arbejdsgang er at lade rapporten blive dannet ud fra de oplysninger, der allerede er registreret.

Det kan for eksempel betyde, at billeder, noter og målinger indgår i de relevante afsnit i en PDF-rapport ud fra den valgte formular og rapportstruktur. Medarbejderen kan stadig have mulighed for at tilføje eller rette oplysninger, før rapporten sendes videre. Den konkrete opsætning afhænger af, hvordan virksomhedens formularer og rapporter er bygget.

Efterredigering kan være relevant, hvis en projektleder skal kontrollere materialet, tilføje en kommentar eller sikre, at rapporten er klar til kunden. Det er samtidig vigtigt at have en klar intern praksis for, hvem der kontrollerer dokumentationen, og hvornår en sag betragtes som afsluttet.

Hvad skal du se efter i et KLS system?

Når du vurderer en digital løsning, bør du tage udgangspunkt i de konkrete arbejdsgange. Spørg blandt andet:

• Kan medarbejderne registrere oplysninger fra mobilen?
• Kan formularer tilpasses forskellige opgavetyper?
• Kan billeder, noter og målinger samles på samme sag?
• Kan rapporter tilpasses virksomhedens behov?
• Er det muligt at rette eller supplere dokumentationen efter besøget?
• Kan tidligere sager søges frem?
• Er der en tydelig måde at håndtere opfølgning på?
• Kan systemet bruges af både medarbejdere i marken og administrationen?

Det er også værd at teste løsningen med en virkelig arbejdsgang. Brug en konkret sagstype, og se hvor mange trin medarbejderen skal igennem. En løsning kan have mange funktioner, men den skal stadig være praktisk at bruge i de situationer, hvor dokumentationen bliver til.

eDoc Rapport som digital platform til KLS-dokumentation

eDoc Rapport er en mobil- og webbaseret platform fra Suit IT ApS til dokumentation, rapportering og opfølgning. Platformen kan tilpasses virksomhedens egne formularer, rapporttyper og arbejdsgange.

I en KLS-arbejdsgang kan eDoc Rapport blandt andet samle billeder, noter, målinger, dynamiske felter og sektioner i den samme sag. Oplysningerne kan registreres i marken og bruges som grundlag for en PDF-rapport. Der er også mulighed for efterredigering, opfølgende rapporter og søgning i tidligere sager.

Det betyder, at virksomheden kan opbygge en arbejdsgang, hvor registrering, kontrol og rapportering hænger bedre sammen. Det kan være relevant, hvis medarbejderne i dag bruger papir, beskeder, billeder i telefonens galleri eller forskellige dokumenter til den samme opgave.

Du kan læse mere om KLS-formularen i eDoc Rapport eller se, hvordan platformen fungerer på siden om eDoc Rapport.

Kom godt i gang uden at digitalisere alt på én gang

En god start kan være at vælge én arbejdsgang, hvor behovet for dokumentation er tydeligt. Det kan for eksempel være en bestemt type besigtigelse, kontrol eller afsluttende rapport.

Gennemgå derefter arbejdsgangen sammen med de medarbejdere, der skal bruge systemet. Find ud af, hvilke oplysninger der er nødvendige, hvor der typisk opstår fejl, og hvad administrationen mangler, når sagen skal afsluttes.

Byg formularen ud fra det og juster den efter de første erfaringer. På den måde bliver systemet udviklet med udgangspunkt i hverdagen frem for antagelser om, hvordan arbejdet foregår.

Et KLS system skal ikke gøre dokumentationen mere besværlig. Det skal skabe en tydeligere sammenhæng mellem arbejdet i marken, den interne opfølgning og den rapport, der til sidst skal bruges af virksomheden eller kunden.

Se hvordan digital dokumentation kan samles i én arbejdsgang med eDoc Rapport, eller kontakt Suit IT for at høre, hvordan løsningen kan tilpasses jeres arbejdsgang.