Rapport app: Fra håndværkerens registrering til færdig rapport

En rapport app kan gøre det lettere at gå fra registrering i marken til en færdig og overskuelig rapport. Det gælder især for virksomheder, hvor medarbejdere skal dokumentere billeder, noter, målinger, observationer og udført arbejde under eller efter et besøg.

Udfordringen opstår ofte, når informationerne bagefter skal samles, kontrolleres, skrives ind i et dokument og sendes videre til en kunde, projektleder eller kollega. Hvis oplysningerne ligger forskellige steder, kan det være svært at bevare overblikket og sikre, at rapporten bygger på det rigtige grundlag.

Med en digital arbejdsgang kan håndværkeren registrere oplysningerne, mens arbejdet udføres. Materialet kan derefter bruges til at udarbejde en samlet rapport og følge op på sagen.

Hvorfor registreringen i marken er vigtig

Håndværkere og teknikere arbejder ofte under forhold, hvor det ikke er praktisk at tage noter på samme måde som på kontoret. Der kan være begrænset tid, skiftende arbejdssteder eller behov for at dokumentere forhold, som ændrer sig undervejs.

Derfor skal registreringsløsningen passe til den måde, arbejdet faktisk foregår på. Det kan for eksempel være relevant at kunne:

• tage billeder direkte fra mobilen
• skrive noter knyttet til den konkrete sag
• registrere målinger og observationer
• udfylde relevante felter og formularer
• tilføje oplysninger løbende under besøget
• finde tidligere sager, hvis der er behov for at sammenligne eller følge op

Når registreringen sker tæt på den konkrete opgave, er det lettere at fastholde sammenhængen mellem billede, måling, note og arbejdsbeskrivelse. Det giver et bedre grundlag for den efterfølgende rapportering og gør det nemmere for andre at forstå sagen.

Fra løse oplysninger til en samlet rapport

En rapport bliver først rigtig nyttig, når modtageren kan se, hvad der er registreret, hvad der er udført, og hvad der eventuelt skal ske bagefter. Det kræver en tydelig struktur.

En praktisk arbejdsgang kan se sådan ud:

1. Opret eller vælg sagen: Medarbejderen åbner den relevante sag eller opgave på mobilen.
2. Registrer arbejdet: Billeder, noter, målinger og observationer indtastes, mens opgaven udføres.
3. Brug relevante felter: Formularen kan tilpasses, så medarbejderen bliver guidet gennem de oplysninger, virksomheden har brug for.
4. Kontrollér materialet: Oplysningerne gennemgås, og eventuelle mangler kan suppleres, før rapporten færdiggøres.
5. Generér dokumentationen: Data samles i en rapport, som kan deles eller gemmes som PDF.
6. Følg op: Hvis sagen kræver yderligere arbejde, kan der oprettes eller registreres en opfølgende rapport.

På den måde tager rapporten udgangspunkt i de registreringer, der allerede er foretaget på sagen, i stedet for at skulle bygges fra bunden ud fra hukommelse, e-mails eller billeder i forskellige mapper.

Hvad bør en rapport app kunne håndtere?

Behovene varierer fra virksomhed til virksomhed. En skadeservicevirksomhed kan have fokus på billeder, fugtmålinger og skadesforløb, mens en ejendomsservicevirksomhed måske har brug for tjekpunkter, observationer og opgaver til opfølgning.

Det er derfor en fordel at se på arbejdsgangen frem for kun at se på en liste over funktioner. Spørg for eksempel:

• Hvilke oplysninger skal medarbejderen registrere på stedet?
• Hvilke felter er nødvendige i forskellige typer sager?
• Skal billeder og målinger kunne knyttes til bestemte dele af opgaven?
• Hvem skal gennemgå eller godkende rapporten?
• Hvordan skal kunden eller den interne modtager have dokumentationen?
• Hvordan bliver opfølgende arbejde registreret?

En fleksibel rapport app bør kunne tilpasses disse behov. Det kan blandt andet ske gennem forskellige rapporttyper, dynamiske felter og sektioner samt formularer, der passer til bestemte arbejdsområder.

Forskellige rapporter til forskellige opgaver

Det er ikke alle opgaver, der skal dokumenteres på samme måde. Hvis den samme formular bruges til alt, kan medarbejderen blive mødt af felter, der ikke er relevante. Det kan gøre registreringen mere besværlig og skabe unødvendigt arbejde.

Med flere rapporttyper kan virksomheden i stedet opbygge arbejdsgange til forskellige opgaver. Det kan være rapporter til besigtigelse, fugtmåling, service, skadesager, KLS-arbejde, asbestrelateret dokumentation eller andre interne processer. De konkrete krav afhænger af virksomhedens arbejdsområde og den dokumentation, der er behov for.

Gør efterarbejdet mere overskueligt

Efterarbejdet fylder ofte, når markarbejdet er afsluttet, men rapporten endnu ikke er klar. Her kan en digital løsning samle de registrerede oplysninger, så kontoret eller projektlederen ikke skal lede efter materiale i beskeder, mails og lokale filer.

Det kan være en fordel, at medarbejdere og administrative brugere arbejder i samme løsning, men med forskellige roller i processen. Håndværkeren kan registrere fra mobilen, mens en ansvarlig medarbejder kan gennemgå, efterredigere eller færdiggøre materialet fra webdelen.

Efterredigering bør dog være et supplement til god registrering i marken – ikke en erstatning for den. Jo tydeligere oplysningerne er fra starten, desto lettere er det at vurdere, om rapporten er komplet og forståelig.

Billeder, målinger og noter i samme arbejdsgang

En tekst alene forklarer ikke altid, hvad der er observeret på en opgave. Billeder kan vise forhold på stedet, mens målinger og noter kan give den nødvendige kontekst. Når oplysningerne samles på samme sag, bliver det lettere at se forbindelsen mellem registreringen og rapportens indhold.

Det kræver en arbejdsgang, hvor medarbejderen hurtigt kan tilføje materialet uden at skifte mellem mange forskellige værktøjer. En mobil rapport app kan derfor være relevant for virksomheder, hvor dokumentationen opstår hos kunden, på byggepladsen eller ved en ejendom.

Hvis virksomheden bruger AI som hjælp til tekstforbedring eller billedbeskrivelse, bør det ske med en faglig gennemgang. AI kan understøtte formuleringen, men medarbejderen eller den ansvarlige bør fortsat vurdere, om beskrivelsen er korrekt og passer til den konkrete sag.

Opfølgning er en del af rapporteringen

En rapport bør ikke kun beskrive, hvad der er sket. I mange arbejdsgange er det også vigtigt at kunne registrere, hvad der skal ske bagefter. Det kan være en ny måling, en udbedring, en ekstra besigtigelse eller en intern opgave.

Hvis opfølgningen ligger uden for selve rapporten, kan den være sværere at holde styr på. Derfor kan det være nyttigt at have opfølgende rapporter eller andre registreringer knyttet til den oprindelige sag. På den måde bliver historikken samlet, og det bliver lettere at se udviklingen over tid.

Det er særligt relevant i forløb, hvor arbejdet sker i flere trin. Her kan en samlet sag give et bedre overblik end en række dokumenter uden tydelig forbindelse.

Sådan kommer I godt i gang med en rapport app

Før en virksomhed tager en ny digital arbejdsgang i brug, bør den beskrive den nuværende proces. Start med en konkret opgavetype og gennemgå den fra første registrering til færdig rapport.

Se blandt andet på:

• hvilke oplysninger der altid skal med
• hvilke oplysninger der kun er relevante i bestemte sager
• hvor billeder og målinger gemmes i dag
• hvem der efterfølgende gennemgår rapporten
• hvor opfølgende opgaver registreres
• hvilket format kunden eller den interne modtager har brug for

Start gerne med en arbejdsgang, hvor behovet er tydeligt. Når medarbejderne kender processen, kan virksomheden justere felter, sektioner og rapporttyper ud fra erfaringerne. Det giver ofte et bedre grundlag end at forsøge at opbygge alle arbejdsgange på én gang.

eDoc Rapport samler mobil og web

eDoc Rapport fra Suit IT er udviklet til virksomheder, der arbejder med dokumentation og rapportering i marken. Platformen består af mobil og web, så registrering og efterfølgende behandling kan indgå i samme arbejdsgang.

Med eDoc Rapport kan virksomheden blandt andet arbejde med billeder, noter, målinger, dynamiske felter og sektioner, forskellige rapporttyper, efterredigering, opfølgende rapporter, søgning i tidligere sager og PDF-rapporter. Løsningen kan tilpasses virksomhedens egne arbejdsgange og rapportbehov.

Det gør platformen relevant for eksempelvis skadeservice, fugtteknik, håndværk, byggeri, ejendomsservice og andre områder, hvor dokumentation skal oprettes tæt på arbejdet og efterfølgende kunne bruges af flere i virksomheden.

Hvis I vil se, hvordan en digital arbejdsgang kan bygges op, kan I læse mere om eDoc Rapport eller se mulighederne for KLS-formularer. Kontakt Suit IT, hvis I vil drøfte, hvordan løsningen kan tilpasses jeres registrering og rapportering.