Registrering af serviceopgaver på mobilen: Hvad bør medarbejderen kunne?

Når en medarbejder står hos en kunde, på en byggeplads eller i en ejendom, skal det være muligt at dokumentere arbejdet uden at skifte mellem flere systemer eller huske alle detaljer til senere.

Medarbejderen bør kunne registrere de oplysninger, der er nødvendige for at beskrive opgaven, dokumentere det udførte arbejde og give kolleger eller kunder et brugbart grundlag for den videre opfølgning.

Registrering af serviceopgaver på mobilen begynder med den konkrete arbejdsgang

En god mobil løsning tager udgangspunkt i den måde, arbejdet faktisk foregår på. En skadeservicemedarbejder har ikke nødvendigvis brug for de samme felter som en fugttekniker, en håndværker eller en medarbejder inden for ejendomsservice.

Derfor bør løsningen kunne tilpasses virksomhedens opgaver og rapportbehov. Det kan for eksempel være forskellige formularer til:

• Servicebesøg og eftersyn
• Skadesager og besigtigelser
• Fugtmålinger og andre målinger
• Dokumentation af udført håndværksarbejde
• Ejendomsservice og løbende tilsyn
• KLS- eller asbestrelaterede arbejdsgange
• Opfølgende besøg og afslutning af en sag

Det vigtigste er ikke, at alle medarbejdere ser præcis den samme formular. Det vigtigste er, at de møder en overskuelig registrering, der passer til den opgave, de står med.

Hvilke oplysninger bør medarbejderen kunne registrere?

Grundoplysninger om sagen

Før selve arbejdet dokumenteres, bør medarbejderen kunne knytte registreringen til den rigtige sag, kunde, adresse eller opgave. Det gør det lettere at finde dokumentationen igen og mindsker risikoen for, at billeder og noter ender på den forkerte sag.

Afhængigt af virksomhedens arbejdsgang kan det være relevant at registrere:

• Kunde eller opdragsgiver
• Adresse eller arbejdssted
• Sags- eller opgavenummer
• Dato og medarbejder
• Opgavetype
• Status for opgaven

En mobil løsning bør gøre det hurtigt at vælge eller oprette den relevante sag. Hvis medarbejderen skal indtaste de samme oplysninger flere gange, øges risikoen for fejl og manglende registrering.

Billeder som en del af dokumentationen

Billeder er ofte en central del af dokumentationen ved serviceopgaver. De kan vise udgangspunktet, udført arbejde, skader, installationer, målepunkter eller forhold, der kræver opfølgning.

Medarbejderen bør kunne tage billeder direkte fra mobilen og knytte dem til den relevante sag. Det er også en fordel, hvis billederne kan suppleres med korte beskrivelser eller markeringer, så modtageren ikke selv skal gætte, hvad billedet viser.

En god arbejdsgang kan for eksempel være, at medarbejderen:

1. Vælger den relevante sag.
2. Tager et billede af forholdet.
3. Tilføjer en kort note om, hvad billedet dokumenterer.
4. Går videre til næste registrering uden at skulle overføre materialet senere.

Det kan være særligt nyttigt i sager, hvor dokumentationen senere skal bruges af en projektleder, kunde, samarbejdspartner eller kollega på kontoret.

Noter og observationer

Ikke alt kan beskrives med faste felter. Derfor bør medarbejderen også kunne skrive frie noter og observationer på mobilen. Det kan være oplysninger om adgangsforhold, synlige skader, kundens bemærkninger eller forhold, der skal undersøges nærmere.

Notefunktionen bør være hurtig at bruge. Lange tekstfelter og komplicerede menuer kan gøre det fristende at vente med dokumentationen til senere. Når noterne skrives tæt på situationen, er det ofte lettere at få de relevante detaljer med.

Målinger og værdier

For virksomheder, der arbejder med fugt, indeklima, tekniske installationer eller andre målebaserede opgaver, skal medarbejderen kunne registrere målinger struktureret. Det kan være værdier, enheder, målepunkter og eventuelle bemærkninger.

Her er det vigtigt, at formularen hjælper medarbejderen med at registrere målingen på den rigtige måde. Relevante felter kan eksempelvis være:

• Målepunkt eller placering
• Type af måling
• Måleværdi og enhed
• Dato og tidspunkt, hvis det indgår i arbejdsgangen
• Bemærkning eller vurdering

Strukturerede målinger gør det lettere at sammenligne oplysninger og bruge dem i en efterfølgende rapport. Det kan også gøre det tydeligere, hvad der er målt, hvor det er målt, og hvad der eventuelt skal følges op på.

Registreringen skal fungere under de faktiske arbejdsforhold

Medarbejderen kan stå i støj, kulde, trange rum eller med handsker på. Derfor bør løsningen være overskuelig og kræve så få unødvendige trin som muligt.

Det kan blandt andet betyde:

• Få og relevante felter på den enkelte formular
• Tydelige knapper og valgmuligheder
• Mulighed for at bruge billeder og noter direkte fra mobilen
• Formularer, der følger den konkrete opgavetype
• Mulighed for at gemme eller færdiggøre registreringen efter behov

Hvis registreringen tager for lang tid, kan resultatet blive manglende oplysninger eller efterarbejde på kontoret. Derfor bør virksomheden teste arbejdsgangen med de medarbejdere, der skal bruge den i praksis.

Fra mobil registrering til færdig rapport

Oplysningerne fra mobilen skal også kunne bruges bagefter. Det gælder både internt, når en sag skal følges op, og eksternt, når kunden skal modtage dokumentation.

En sammenhængende løsning bør derfor kunne samle billeder, noter, målinger og formularsvar i en rapport. Det kan reducere behovet for at kopiere oplysninger manuelt fra noter, e-mails eller regneark.

Det er også relevant at se på, hvordan virksomheden håndterer:

• Efterredigering, hvis en oplysning skal præciseres
• Opfølgende rapporter ved flere besøg
• Søgning i tidligere sager
• PDF-dokumentation til kunder eller samarbejdspartnere
• Fordeling af opgaver og videre behandling internt

Ved dokumentationstunge arbejdsgange er det ofte sammenhængen mellem registrering og rapportering, der afgør, om løsningen reelt hjælper i hverdagen.

Hvad bør ledelsen være opmærksom på?

Når en virksomhed vælger en løsning til registrering af serviceopgaver på mobilen, bør den ikke kun se på, hvilke funktioner systemet har. Det er mindst lige så vigtigt at vurdere, hvordan løsningen passer til virksomhedens arbejdsgange.

Kan formularerne tilpasses?

Virksomheder arbejder forskelligt. En fleksibel løsning bør derfor kunne tilpasses med egne felter, sektioner, rapporttyper og spørgsmål. Det gør det muligt at fjerne irrelevante oplysninger og fokusere på den dokumentation, der faktisk bruges.

Kan oplysningerne genbruges?

Hvis medarbejderen registrerer en oplysning én gang, bør den så vidt muligt kunne indgå i den videre rapportering uden gentagen indtastning. Det kan skabe en mere ensartet arbejdsgang fra første besøg til færdig dokumentation.

Er der plads til opfølgning?

En serviceopgave slutter ikke altid ved det første besøg. Der kan være behov for ekstra målinger, nye billeder, en aftale med kunden eller en efterfølgende rapport. Derfor bør løsningen understøtte opfølgende registreringer, så dokumentationen forbliver samlet.

eDoc Rapport til serviceopgaver i marken

eDoc Rapport fra Suit IT ApS er en mobil- og webbaseret platform til dokumentation, rapportering og opfølgning. Løsningen kan tilpasses forskellige arbejdsgange og bruges blandt andet til skadeservice, fugtmåling, besigtigelser, ejendomsservice og håndværksopgaver.

Med eDoc Rapport kan medarbejderen samle billeder, noter, målinger og formularsvar i den relevante sag. Virksomheden kan arbejde med dynamiske felter og sektioner, forskellige rapporttyper, efterredigering og opfølgende rapporter. Dokumentationen kan efterfølgende samles i PDF-rapporter, afhængigt af virksomhedens opsætning og behov.

Platformen kan også bruges til arbejdsgange, hvor der er behov for særskilt dokumentation, eksempelvis fugtrapportering, skadeservice eller dokumentation i forbindelse med asbestarbejde. De konkrete formularer og rapporter kan tilpasses den enkelte virksomheds praksis.

Hvis virksomheden arbejder med kvalitetssikring, kan den også se nærmere på KLS-formularer i eDoc Rapport. Ved særlige faglige eller lovmæssige krav bør den konkrete opsætning altid vurderes ud fra virksomhedens egne procedurer og relevante officielle krav.

En god mobil registrering skal understøtte hele arbejdsgangen

Medarbejderen bør kunne registrere det væsentlige, mens opgaven udføres: hvad der er set, målt, fotograferet og lavet. Oplysningerne skal samtidig kunne bruges af dem, der efterfølgende skal rapportere, fakturere, planlægge eller følge op.

Det handler derfor ikke kun om at erstatte papir med en app. Det handler om at samle dokumentationen på en måde, som virksomheden kan arbejde videre med uden unødigt manuelt efterarbejde.

Se hvordan eDoc Rapport fungerer, eller kontakt Suit IT for at høre, hvordan løsningen kan tilpasses jeres arbejdsgang.