App til kvalitetssikring: Få bedre rapportering og opfølgning

App til kvalitetssikring: Få bedre rapportering og opfølgning

En app til kvalitetssikring kan gøre det lettere at dokumentere arbejdet korrekt, mens medarbejderen stadig er ude på opgaven. I stedet for at samle billeder i telefonen, noter på papir og målinger i separate filer kan virksomheden registrere oplysningerne i én samlet arbejdsgang.

Det er relevant for virksomheder inden for blandt andet skadeservice, fugtteknik, byggeri, håndværk, ejendomsservice og andre fagområder, hvor dokumentation fra marken skal bruges til rapportering, intern opfølgning eller dialog med kunden.

Hvad skal en app til kvalitetssikring kunne?

En app til kvalitetssikring bør først og fremmest passe til den måde, arbejdet faktisk foregår på. Det hjælper ikke meget, hvis medarbejderen skal gennem mange unødvendige trin eller bagefter stadig skal overføre oplysninger manuelt til et andet system.

Derfor er det en god idé at se efter funktioner, der understøtter hele processen fra registrering til færdig rapport. Det kan for eksempel være:

• Registrering af billeder direkte på sagen
• Noter og observationer fra arbejdet i marken
• Indtastning af målinger og andre relevante værdier
• Formularer med dynamiske felter og sektioner
• Mulighed for at tilpasse rapporttyper til forskellige opgaver
• Efterredigering, når oplysninger skal kontrolleres eller suppleres
• PDF-rapporter til intern brug eller deling med kunden
• Opfølgende rapporter, når en sag kræver flere besøg
• Søgning i tidligere sager og dokumentation

De konkrete behov varierer fra virksomhed til virksomhed. En fugttekniker har eksempelvis brug for at dokumentere målinger og udvikling over tid, mens en ejendomsservicevirksomhed måske har brug for tjeklister, billeder og bemærkninger fra en løbende opgave.

Hvorfor samle kvalitetssikringen digitalt?

Kvalitetssikring handler ikke kun om selve registreringen. Det handler også om, at oplysningerne kan findes, forstås og bruges senere. Når dokumentationen ligger flere steder, kan det blive vanskeligt at danne sig et samlet overblik over en sag.

En digital arbejdsgang kan skabe en mere ensartet struktur omkring dokumentationen. Medarbejderen kan følge den relevante formular, tage billeder i den rigtige sammenhæng og tilføje noter eller målinger, mens opgaven udføres.

Det kan gøre det nemmere for den administrative medarbejder eller projektleder at arbejde videre med sagen. I stedet for at skulle fortolke løse noter og finde billeder i forskellige mapper er oplysningerne samlet omkring den relevante opgave.

Dokumentation tæt på opgaven

Det kan være en fordel, at kvalitetssikringen sker tæt på det arbejde, der skal dokumenteres. Det kan mindske behovet for at huske detaljer senere på dagen og gør det muligt at registrere observationer, mens de stadig er friske.

Billeder kan kobles til den konkrete sag, og målinger eller noter kan indgå direkte i rapporten. Det giver en mere sammenhængende dokumentation end en arbejdsgang, hvor materialet først skal samles efterfølgende.

Færre løse informationer

Telefonbilleder, papirnoter, sms-beskeder og regneark kan alle være nyttige i en periode. Udfordringen opstår, når oplysningerne skal samles, kontrolleres og genfindes.

Med en samlet løsning kan virksomheden arbejde ud fra en fast struktur. Det betyder ikke, at alle opgaver skal dokumenteres på samme måde. Tværtimod kan forskellige rapporttyper og felter tilpasses de arbejdsgange, der bruges i virksomheden.

Sådan kan kvalitetssikring indgå i hverdagen

Den bedste digitale arbejdsgang tager udgangspunkt i de situationer, hvor medarbejderne allerede har brug for at dokumentere noget. Start derfor med at se på de opgaver, hvor der typisk opstår mangler, ekstra spørgsmål eller manuelt efterarbejde.

Før opgaven begynder

Inden arbejdet går i gang, kan sagen oprettes med de grundlæggende oplysninger. Det kan være kunde, adresse, opgavetype og relevante formularer. På den måde ved medarbejderen, hvad der skal registreres, når opgaven udføres.

Under arbejdet

Medarbejderen kan registrere observationer, tage billeder og indtaste målinger direkte på mobilen. Hvis opgaven kræver bestemte kontrolpunkter, kan de indgå som felter eller sektioner i formularen.

Det er især relevant i arbejdsgange, hvor dokumentationen skal vise både udgangspunkt, udført arbejde og eventuelle forhold, der kræver opfølgning. For eksempel kan en sag udvikle sig over flere besøg, hvor der løbende skal tilføjes nye oplysninger.

Efter opgaven

Når registreringen er afsluttet, kan oplysningerne bruges til at udarbejde en rapport. Hvis der mangler noget, kan sagen efterredigeres, før rapporten færdiggøres. Det kan give en mere kontrolleret proces end at sende en rapport videre, mens oplysninger stadig mangler.

Hvis der er behov for yderligere arbejde, kan opfølgningen dokumenteres i en ny rapport eller som en del af den eksisterende sag. Det gør det lettere at se, hvad der allerede er udført, og hvad der eventuelt skal ske næste gang.

Vælg formularer, der passer til jeres arbejde

En app til kvalitetssikring bør ikke tvinge alle opgaver ind i én standardformular. Arbejdsgange varierer, og det samme gør kravene til dokumentation.

En virksomhed kan have behov for forskellige rapporter til eksempelvis:

• Skadeservice og besigtigelser
• Fugtmåling og fugtrapportering
• Service- og vedligeholdelsesopgaver
• Bygge- og håndværksopgaver
• KLS-relateret dokumentation
• Asbestarbejde, hvor virksomheden har behov for at strukturere sin dokumentation
• Tilbud, tidsregistrering eller opfølgende besøg

Ved arbejdsgange med særlige krav bør virksomheden altid sikre, at den valgte dokumentation passer til den konkrete opgave og de gældende interne eller eksterne krav. En digital løsning kan hjælpe med struktur og registrering, men erstatter ikke virksomhedens eget ansvar for at arbejde efter relevante regler og procedurer.

Fra registrering til rapport uden unødvendige mellemtrin

En vigtig del af kvalitetssikringen er overgangen fra medarbejderens registrering til den færdige rapport. Hvis oplysningerne skal kopieres flere gange, kan det gøre det sværere at bevare overblikket og øge behovet for kontrol af fejl, mangler eller forskelle mellem den oprindelige registrering og den endelige dokumentation.

Med en samlet mobil- og webbaseret platform kan markregistreringen bearbejdes videre på kontoret. Oplysninger fra billeder, noter, målinger og formularsvar kan indgå i en rapport, der kan gemmes som PDF-dokumentation.

Det kan også være relevant at bruge webadgangen til at få overblik over sager, kontrollere dokumentation og følge op på opgaver, hvor der mangler oplysninger. På den måde bliver kvalitetssikring ikke kun en registrering ude på opgaven, men en del af virksomhedens samlede proces.

Hvad bør I afklare, før I vælger en løsning?

Det er en god idé at vurdere en app til kvalitetssikring ud fra de konkrete arbejdsgange i virksomheden. Overvej blandt andet:

• Kan medarbejderne registrere oplysninger hurtigt fra mobilen?
• Kan billeder, noter og målinger knyttes til den rigtige sag?
• Kan formularer og rapporter tilpasses jeres opgavetyper?
• Kan en sag dokumenteres over flere besøg?
• Kan kontoret finde og gennemgå tidligere dokumentation?
• Kan rapporten efterredigeres, hvis der mangler oplysninger?
• Kan den færdige dokumentation udarbejdes som PDF?
• Passer løsningen til både medarbejdere i marken og administrative brugere?

Det er også værd at inddrage de medarbejdere, der skal bruge løsningen i hverdagen. De kan ofte pege på de trin, der fungerer godt i dag, og de steder hvor en ny arbejdsgang skal være enkel for at blive brugt konsekvent.

eDoc Rapport som app til kvalitetssikring

eDoc Rapport er en mobil- og webbaseret platform til dokumentation, rapportering og opfølgning. Løsningen er udviklet til virksomheder med medarbejdere i marken og kan tilpasses forskellige dokumentationstunge arbejdsgange.

I eDoc Rapport kan virksomheden samle billeder, noter, målinger, dynamiske felter, sektioner, rapporter og opfølgende dokumentation i samme løsning. Det kan gøre det lettere at bevare sammenhængen mellem den oprindelige registrering og den rapport, der senere skal bruges internt eller deles med kunden.

Platformen kan blandt andet bruges til skadeservice, fugtrapportering, håndværk, ejendomsservice og andre arbejdsgange, hvor billeder, observationer og målinger indgår. Der findes også muligheder for at arbejde med KLS-formularer og asbestdokumentation, afhængigt af virksomhedens behov og arbejdsgange.

Funktioner som efterredigering, søgning i tidligere sager, PDF-rapporter, tilbud og tidsregistrering kan være relevante, når kvalitetssikringen skal hænge sammen med resten af opgaven. AI kan desuden bruges som hjælp til tekstforbedring og billedbeskrivelse, hvor det giver mening for den konkrete arbejdsgang.

Gør kvalitetssikring til en del af arbejdsgangen

En app til kvalitetssikring skaber ikke i sig selv en god proces. Værdien opstår, når løsningen passer til arbejdet og gør det naturligt at registrere de rigtige oplysninger på det rigtige tidspunkt.

Start med de vigtigste opgavetyper, og byg formularerne op omkring den dokumentation, medarbejderne faktisk har brug for. Når registrering, rapportering og opfølgning hænger sammen i samme arbejdsgang, kan virksomheden få et bedre grundlag for intern koordinering og dialog med kunden.

Se hvordan eDoc Rapport fungerer, eller kontakt Suit IT for at høre, hvordan løsningen kan tilpasses jeres arbejdsgang.