Døgnservice ved vandskade: Sådan sikrer I en struktureret arbejdsproces døgnet rundt

Døgnservice ved vandskade: Sådan sikrer I en struktureret arbejdsproces døgnet rundt

Ved en vandskade skal arbejdet ofte begynde, før alle oplysninger er på plads. En tekniker eller skadeservicemedarbejder skal hurtigt danne sig et overblik, dokumentere forholdene og sætte de første handlinger i gang. Samtidig skal kolleger, kunder, forsikringsselskaber og andre samarbejdspartnere kunne følge op på sagen.

Det stiller krav til arbejdsprocessen – især når opgaven starter uden for normal arbejdstid. En fast arbejdsgang for døgnservice kan gøre det lettere at registrere de vigtigste oplysninger fra starten og sikre, at dokumentationen ikke afhænger af løse noter, billeder på forskellige telefoner eller hukommelsen hos den enkelte medarbejder.

Hvad skal dokumenteres ved en vandskade?

Den konkrete dokumentation afhænger af sagen, kundens behov og virksomhedens egne procedurer. Som udgangspunkt bør medarbejderen dog kunne registrere de observationer og handlinger, der er nødvendige for at forstå forløbet og planlægge det videre arbejde.

Det kan for eksempel være:

• oplysninger om kunde, adresse og kontaktperson
• tidspunkt for anmeldelse, ankomst og første besigtigelse
• beskrivelse af skadens omfang og synlige forhold
• billeder af berørte rum, materialer, installationer og eventuelle kilder til skaden
• fugtmålinger eller andre relevante målinger
• noter om afspærring, afdækning, affugtning eller andre udførte handlinger
• aftaler med kunden og opgaver, der skal følges op på
• signaturer, kommentarer eller anden afsluttende dokumentation, hvis det indgår i virksomhedens proces

Det vigtige er ikke at registrere mest muligt for enhver pris. Det handler om at få de rigtige oplysninger med på en ensartet måde, så de kan bruges senere i sagen.

Hvorfor er en fast proces vigtig ved døgnservice?

En vandskade kan udvikle sig hurtigt, og de første observationer kan få betydning for det videre arbejde. Når flere medarbejdere eller teams er involveret, bliver det derfor sværere at skabe overblik, hvis hver person dokumenterer på sin egen måde.

En fast proces hjælper blandt andet med at afklare:

• hvilke oplysninger der skal indsamles ved første besøg
• hvilke billeder og målinger der forventes
• hvordan akutte handlinger registreres
• hvornår sagen skal sendes videre til projektleder eller administration
• hvordan manglende oplysninger og næste skridt følges op

Det kan også gøre vagtskifte lettere. Hvis en sag starter om natten eller i weekenden, skal den næste medarbejder kunne forstå, hvad der er observeret, hvad der er udført, og hvad der fortsat mangler. En samlet dokumentation er mere anvendelig end information, der ligger spredt i sms’er, e-mails, papirnoter og private billedgallerier.

Organisér døgnberedskabet med tydelige roller

En struktureret døgnservice handler ikke kun om registrering på stedet. Det bør også være tydeligt, hvem der tager imod henvendelsen, hvem der vurderer den første indsats, og hvem der har ansvar for at følge op, hvis sagen kræver mere end et akut besøg.

Virksomheden kan med fordel beskrive en enkel procedure for:

• modtagelse og oprettelse af nye sager
• vurdering af, om sagen skal eskaleres til en ansvarlig leder eller projektleder
• kontakt til kunden og eventuelle andre relevante parter
• overlevering ved vagtskifte
• opfølgning på udstyr, målinger, nye besøg og manglende afklaringer

Det er ikke nødvendigt, at alle sager følger præcis samme forløb. Men medarbejderne bør vide, hvilke oplysninger der skal gives videre, og hvem der skal involveres, når der opstår spørgsmål eller ændringer i sagen. Det mindsker risikoen for, at en vigtig opgave bliver liggende mellem vagter eller funktioner.

En praktisk arbejdsgang fra første opkald til opfølgning

1. Opret sagen med de grundlæggende oplysninger

Start med de oplysninger, der identificerer opgaven: kunde, adresse, kontaktperson, tidspunkt og eventuelle oplysninger fra den første henvendelse. Hvis der allerede er kendte forhold, kan de noteres, men det bør være tydeligt, hvad der er oplyst af kunden, og hvad medarbejderen selv har konstateret ved ankomst.

En enkel registrering ved opstart gør det lettere at koble billeder, målinger og noter til den rigtige sag. Det mindsker også risikoen for, at dokumentation senere skal flyttes manuelt fra én arbejdsgang til en anden.

2. Brug en fast tjekliste ved ankomst

Ved ankomst bør medarbejderen arbejde efter en tjekliste, der passer til virksomhedens metode. Tjeklisten kan for eksempel indeholde punkter om adgangsforhold, synlige skader, berørte bygningsdele, mulige kilder, sikkerhedsmæssige forhold og kundens egne observationer.

En digital formular kan være opbygget, så medarbejderen kun ser de felter og sektioner, der er relevante for opgaven. Det kan gøre registreringen mere overskuelig og skabe en ensartet struktur på tværs af medarbejdere og vagter.

3. Tag billeder med en tydelig sammenhæng

Billeder er ofte en central del af dokumentationen ved en vandskade. De bør dog ikke stå alene. Et billede er lettere at bruge senere, hvis det kan kobles til en kort beskrivelse af, hvad det viser, hvor det er taget, og hvorfor det er relevant.

Det kan være en fordel at arbejde systematisk med:

• oversigtsbilleder af de berørte områder
• nærbilleder af synlige skader eller materialer
• billeder før, under og efter udførte handlinger
• en kort note om placering og observation

Virksomheden bør selv fastlægge, hvilke billedtyper der er relevante i de forskellige sager. Det vigtigste er, at medarbejderen kan følge samme princip fra opgave til opgave.

4. Registrér målinger sammen med konteksten

Ved fugtmåling eller andre målinger er selve værdien kun én del af dokumentationen. Det kan også være relevant at registrere, hvor målingen er foretaget, hvilket materiale eller område den vedrører, og om der er særlige forhold, som påvirker vurderingen.

Når målinger registreres direkte i sagen sammen med billeder og noter, bliver det lettere at se sammenhængen mellem observationer og den videre plan. Det kan også gøre senere rapportering mere præcis, fordi medarbejderen ikke skal genskabe forløbet ud fra løse notater.

5. Beskriv det udførte arbejde og næste skridt

Efter den første besigtigelse bør det fremgå, hvad der er gjort på stedet. Det kan for eksempel være opsætning af udstyr, afdækning, oprydning, afspærring eller aftaler om et nyt besøg – afhængigt af virksomhedens opgave og procedurer.

Afslut besøget med at notere, hvad der skal ske som det næste, hvem der har ansvaret, og om der mangler oplysninger eller afklaringer. En opgave uden tydelig opfølgning kan hurtigt blive glemt, især når der kommer nye akutte henvendelser ind.

Sådan håndterer I vagtskifte og overlevering

Døgnservice kræver ofte, at en sag kan overtages af en anden medarbejder uden en lang mundtlig gennemgang. Derfor bør overleveringen være en del af dokumentationsprocessen – ikke noget, der først skal laves bagefter.

En god overlevering bør som minimum gøre det muligt at se:

• hvad der er sket, og hvornår medarbejderen var på stedet
• hvilke områder der er undersøgt
• hvilke målinger og observationer der er registreret
• hvilke handlinger der allerede er udført
• hvad der stadig mangler at blive afklaret eller udført
• om kunden eller andre parter har fået konkrete beskeder

Det giver projektleder eller administration et bedre grundlag for at prioritere den videre indsats. Samtidig kan medarbejderen på næste vagt begynde med opdaterede oplysninger i stedet for at lede efter dokumentation flere steder.

Undgå at dokumentationen bliver et efterarbejde

En udfordring i mange markarbejdsgange er, at dokumentationen først færdiggøres, når medarbejderen er tilbage på kontoret. Her kan detaljer være sværere at huske, og billeder eller noter skal måske sorteres manuelt.

Det er ofte mere praktisk at registrere oplysningerne løbende, mens medarbejderen er på stedet. Det kan for eksempel ske gennem en mobil løsning, hvor billeder, noter, målinger og formularsvar samles direkte på sagen.

Det betyder ikke, at alle rapporter skal være færdige, før medarbejderen forlader adressen. Men de vigtigste oplysninger bør være registreret, så administrationen kan arbejde videre uden at skulle kontakte medarbejderen om hver enkelt detalje.

Digitale værktøjer til vandskade og skadeservice

En digital arbejdsproces kan samle de enkelte dele af dokumentationen i én arbejdsgang. Medarbejderen kan registrere fra mobilen, mens ledere og administration kan følge op via web, når det passer ind i deres arbejde.

Relevante funktioner kan være:

• formularer til forskellige typer af skader og besigtigelser
• dynamiske felter og sektioner, der tilpasses den konkrete opgave
• upload af billeder direkte på sagen
• registrering af målinger og observationer
• mulighed for efterredigering, når oplysninger skal præciseres
• opfølgende rapporter ved nye besøg
• søgning i tidligere sager
• generering af PDF-rapporter til relevant intern eller ekstern brug

Det er en god idé at tage udgangspunkt i jeres faktiske arbejdsgang, når I vælger eller opbygger en digital løsning. En formular, der er for omfattende, kan være besværlig i en akut situation. En formular, der mangler vigtige felter, kan til gengæld give ekstra efterarbejde senere.

eDoc Rapport kan samle dokumentationen i én arbejdsgang

eDoc Rapport er udviklet til virksomheder, hvor medarbejdere registrerer dokumentation i marken. Platformen består af mobil og web og kan bruges til blandt andet skadeservice, fugtmåling, besigtigelser og andre dokumentationstunge opgaver.

I forbindelse med en vandskade kan løsningen blandt andet bruges til at samle billeder, noter, målinger, formularer og rapporter på den enkelte sag. Rapporttyper og felter kan tilpasses virksomhedens egne arbejdsgange, så medarbejderen arbejder efter en struktur, der passer til de konkrete opgaver.

Dokumentationen kan efterfølgende redigeres, suppleres og udarbejdes som PDF, når sagen skal deles eller arkiveres efter virksomhedens egne procedurer. Muligheden for at søge i tidligere sager kan også være relevant, når en medarbejder eller projektleder skal finde historik og tidligere registreringer.

Læs eventuelt mere om nye funktioner i eDoc Rapport.

Start med de arbejdsgange, der skaber mest efterarbejde

Det er ikke nødvendigt at digitalisere alt på én gang. Begynd med den del af processen, hvor virksomheden oplever størst risiko for manglende oplysninger eller unødvendig administration.

Det kan for eksempel være første besigtigelse, fugtmålinger, billeddokumentation eller overlevering mellem vagter. Når den arbejdsgang fungerer, kan I udvide med opfølgende rapporter, tidsregistrering, tilbud eller andre relevante dele af sagsforløbet.

En struktureret proces ved vandskade handler i sidste ende om at skabe et fælles grundlag for medarbejdere, ledelse og administration. Med tydelige registreringer fra første besøg bliver det lettere at følge sagen, planlægge næste skridt og samle dokumentationen uden unødigt manuelt efterarbejde.

Se hvordan eDoc Rapport fungerer, eller kontakt Suit IT for at høre, hvordan løsningen kan tilpasses jeres arbejdsgang.