Kvalitetssikring for håndværkere: Sådan kan digital KLS gøre hverdagen lettere

Kvalitetssikring er en fast del af hverdagen for mange håndværkere, skadeservicevirksomheder, fugtteknikere og ejendomsservicefirmaer. Der skal dokumenteres, hvad der er undersøgt, hvilke målinger der er foretaget, hvilke materialer eller metoder der er brugt, og hvad der skal ske bagefter.

For mange foregår dokumentationen stadig gennem en blanding af papirnoter, billeder på telefonen, sms’er, e-mails og regneark. Det kan gøre det vanskeligt at bevare overblikket, når en opgave ændrer sig, en kunde har spørgsmål, eller en kollega skal overtage sagen.

Med en digital arbejdsgang for KLS og kvalitetssikring kan virksomheden samle oplysningerne tættere på den daglige opgaveløsning. Det handler ikke kun om software, men om at gøre det nemmere at dokumentere arbejdet ensartet og følge op, mens opgaven stadig er aktuel.

Hvad betyder kvalitetssikring i praksis?

Kvalitetssikring kan dække over mange forskellige arbejdsgange. Den konkrete dokumentation afhænger blandt andet af virksomhedens opgaver, kundernes krav, kontrakten og den måde, virksomheden har valgt at organisere sit kvalitetsarbejde på.

I praksis kan kvalitetssikring for eksempel omfatte:

• Registrering af kunde, adresse, opgave og kontaktperson
• Beskrivelse af problem, skade eller arbejdsområde
• Fotos før, under og efter arbejdet
• Målinger af eksempelvis fugt eller temperatur, når det er relevant for opgaven
• Tjeklister for bestemte typer opgaver
• Notater om udført arbejde, materialer og observationer
• Registrering af afvigelser eller forhold, der kræver opfølgning
• En samlet rapport til kunden, samarbejdspartneren eller den interne sagsmappe

En god proces gør det tydeligt, hvem der har gjort hvad, hvornår det er gjort, og hvad næste skridt er. Det giver et bedre grundlag for både den praktiske udførelse og den efterfølgende dialog.

Hvorfor er digital KLS relevant for håndværkere?

Håndværkere arbejder ofte under skiftende forhold. Opgaverne foregår på byggepladser, hos private kunder, i erhvervsejendomme eller på skadesteder. Her er det ikke altid praktisk at udfylde lange skemaer ved et skrivebord.

Hvis dokumentationen først bliver skrevet ned senere, kan der opstå tvivl om detaljer. Billeder kan ligge spredt på forskellige telefoner, og målinger kan være svære at koble til den rigtige adresse eller det rigtige rum. Samtidig kan en travl dag betyde, at opfølgning bliver udskudt.

En digital løsning kan støtte medarbejderen i at registrere oplysningerne på stedet. Det kan gøre kvalitetssikringen mere integreret i arbejdet i stedet for at være en separat administrativ opgave.

Dokumentation, mens opgaven udføres

Dokumentationen kan være lettere at bruge, når den bliver skabt tæt på den handling, den beskriver. Når teknikeren eller håndværkeren kan tage billeder, skrive noter og indtaste målinger direkte på mobilen, er det lettere at få oplysningerne med, mens de er friske.

Det kan også være en fordel at bruge faste felter og tjeklister. De hjælper medarbejderen med at komme omkring de punkter, der er relevante for den konkrete opgavetype, uden at alle skal huske samme rækkefølge fra gang til gang.

Et fælles grundlag for kontor og medarbejdere i marken

Kvalitetssikring fungerer bedst, når de medarbejdere, der udfører arbejdet, og de medarbejdere, der følger op fra kontoret, arbejder ud fra samme information.

Med en samlet digital sag kan kontoret eksempelvis se status, billeder, noter og målinger uden at skulle efterspørge materialet i flere kanaler. Det kan gøre planlægning og kundedialog mere enkel, især når flere personer er involveret i samme opgave.

Sådan kan I strukturere jeres kvalitetssikring

En digital løsning løser ikke i sig selv en uklar proces. Før I vælger formularer og felter, er det derfor en god idé at gennemgå, hvordan kvalitetssikringen foregår i dag.

Start med de vigtigste opgavetyper

Lav en liste over de opgaver, hvor dokumentationen fylder mest eller oftest giver anledning til spørgsmål. Det kan være skadesager, fugtundersøgelser, afleveringer, servicebesøg eller opgaver med flere besøg.

For hver opgavetype kan I overveje:

• Hvilke oplysninger skal registreres hver gang?
• Hvilke oplysninger afhænger af situationen?
• Hvilke billeder er relevante?
• Er der bestemte målinger, der skal noteres?
• Hvem skal godkende eller følge op?
• Hvornår er opgaven klar til rapportering eller afslutning?

Gør formularerne enkle at bruge

En formular bør passe til den virkelighed, medarbejderne står i. Hvis den indeholder for mange irrelevante felter, kan den opleves som besværlig. Hvis den indeholder for få, kan vigtige oplysninger mangle.

Opdel derfor gerne informationen i logiske sektioner. En sektion kan handle om grundoplysninger, en anden om observationer, en tredje om målinger og en fjerde om opfølgning. Brug faste valgmuligheder, hvor det giver mening, og fritekst, når situationen kræver en forklaring.

Brug billeder som en del af dokumentationen

Billeder kan gøre en rapport lettere at forstå, men de er mest værdifulde, når de har en tydelig sammenhæng med sagen. Overvej derfor, om medarbejderen skal kunne knytte billeder til bestemte rum, områder, observationer eller trin i arbejdet.

Det kan også være relevant at aftale interne retningslinjer for, hvad der skal fotograferes. Det skaber en mere ensartet kvalitet på tværs af medarbejdere og opgaver.

Registrér målinger med kontekst

En måling står sjældent alene. Det er ofte relevant at kunne se, hvor målingen er foretaget, hvornår den er foretaget, og hvad den relaterer sig til. En digital formular kan hjælpe med at samle målingen med øvrige noter og billeder i den samme sag.

Det gør det lettere at forstå materialet senere, både for den medarbejder der udførte arbejdet, og for en kollega eller kunde, der skal gennemgå rapporten.

Fra KLS-dokumentation til færdig rapport

For mange virksomheder er den administrative del ikke afsluttet, når arbejdet på stedet er udført. Oplysningerne skal ofte samles, gennemgås og sendes videre i en form, som kunden kan læse og bruge.

Her kan det være en fordel, at rapporten bliver dannet ud fra de oplysninger, der allerede er registreret i sagen. Det mindsker behovet for at kopiere information mellem forskellige dokumenter og gør det lettere at bevare sammenhængen mellem tekst, billeder og målinger.

En rapport kan for eksempel indeholde:

• Opgavens grundoplysninger
• Beskrivelse af observationer og udført arbejde
• Billeder med tilhørende forklaringer
• Målinger og registreringer
• Afvigelser eller punkter til opfølgning
• Dato og medarbejderens oplysninger

Det er vigtigt, at rapportens indhold passer til virksomhedens egne arbejdsgange og kundernes behov. En løsning bør derfor kunne tilpasses, frem for at alle virksomheder skal arbejde på præcis samme måde.

Hvad bør I se efter i en digital løsning?

Når I vurderer en løsning til digital KLS og kvalitetssikring, bør I tage udgangspunkt i medarbejdernes hverdag. Det kan blandt andet være relevant at undersøge:

• Om løsningen fungerer på mobil, når medarbejderen er ude hos kunden
• Om billeder, noter og målinger kan samles på den rigtige sag
• Om formularer og tjeklister kan tilpasses forskellige opgavetyper
• Om kontoret kan følge op på igangværende opgaver
• Om rapporter kan genereres i et professionelt format
• Om det er nemt at finde tidligere dokumentation
• Om arbejdsgangen er enkel nok til, at medarbejderne faktisk bruger den

Det kan også være en fordel at starte med én eller få arbejdsgange. På den måde kan virksomheden afprøve strukturen, få input fra medarbejderne og justere formularerne, før løsningen bredes ud til flere opgavetyper.

eDoc Rapport til digital dokumentation i felten

eDoc Rapport er udviklet til virksomheder, der har brug for at dokumentere arbejde ude i felten. Platformen kombinerer en mobil app med en webplatform, så medarbejderen kan registrere oplysninger på opgaven, mens kontoret kan arbejde videre med sagen.

Afhængigt af virksomhedens opsætning kan eDoc Rapport blandt andet bruges til at samle fotos, noter, målinger, tjeklister og opfølgning i en struktureret arbejdsgang. Oplysningerne kan derefter bruges til at skabe PDF-rapporter, der kan tilpasses virksomhedens måde at arbejde på.

Det kan være relevant for eksempelvis skadeservice, fugtteknikere, håndværkere, ejendomsservice og andre virksomheder, hvor dokumentation er en central del af opgaven. Fokus er at gøre registrering og rapportering mere overskuelig uden at fjerne fleksibiliteten i det praktiske arbejde.

Virksomheder med forskellige opgavetyper kan se nærmere på mulighederne for KLS-formularer i eDoc Rapport. Det kan være en måde at strukturere dokumentationen på, så formularerne tager udgangspunkt i de processer, medarbejderne allerede kender.

Gør kvalitetssikring til en del af arbejdsgangen

Den bedste kvalitetssikring er ikke nødvendigvis den mest omfattende. Den er den, der passer til opgaven, er let at bruge og giver virksomheden et tydeligt grundlag for at følge op.

Start med at beskrive jeres vigtigste arbejdsgange. Aftal derefter, hvilke oplysninger der skal registreres, hvem der har ansvaret, og hvordan dokumentationen skal afsluttes. Når processen er tydelig, bliver det lettere at vælge en digital løsning, der understøtter arbejdet i stedet for at skabe ekstra administration.

Vil du se, hvordan digital dokumentation kan tilpasses jeres virksomhed, kan du se hvordan eDoc Rapport fungerer eller læse mere om priser og muligheder.