Skadesrapport: Sådan opbygger du en god digital skadesrapport

En god skadesrapport skal gøre det nemt at forstå, hvad der er observeret, hvad der er udført, og hvad der skal ske bagefter. Det gælder både ved vandskader, fugtskader, bygningsskader og andre opgaver, hvor medarbejdere registrerer oplysninger ude hos kunden eller på en byggeplads.

Den digitale skadesrapport bør derfor ikke kun være en samling billeder og korte noter. Den skal være bygget op, så informationerne kommer i en logisk rækkefølge og kan bruges af både teknikere, projektledere, kunder og andre, der skal følge sagen. Her får du en praktisk gennemgang af, hvilke elementer en skadesrapport typisk bør indeholde, og hvordan en digital arbejdsgang kan gøre registreringen mere overskuelig.

Hvad skal en god skadesrapport indeholde?

Indholdet afhænger af virksomhedens fagområde og den konkrete sag. En skadesrapport fra en fugttekniker vil for eksempel ofte indeholde målinger, mens en rapport fra skadeservice også kan beskrive skadeomfang, udførte tiltag og behov for opfølgning.

En god grundstruktur kan bestå af:

• oplysninger om kunde, adresse og sag
• dato, tidspunkt og medarbejder
• beskrivelse af den registrerede skade eller observation
• billeder med en tydelig sammenhæng til teksten
• målinger og eventuelle enheder
• beskrivelse af udført arbejde
• bemærkninger om adgang, materialer eller særlige forhold
• aftaler og næste skridt
• navn eller anden dokumentation for, hvem der har registreret oplysningerne

Det vigtigste er ikke nødvendigvis at have flest mulige felter. Det handler om at få de oplysninger med, som er relevante for den konkrete opgave, uden at medarbejderen skal bruge tid på unødvendig registrering.

Start med formålet med skadesrapporten

Før du opbygger en rapportskabelon, bør du afklare, hvem der skal bruge rapporten, og hvad den skal bruges til. En rapport til intern opfølgning kan have andre behov end en rapport, der sendes videre til en kunde eller bruges som grundlag for et tilbud.

Overvej blandt andet:

• Skal rapporten dokumentere en besigtigelse, en skade eller udført arbejde?
• Skal den bruges af medarbejdere, administration, kunder eller samarbejdspartnere?
• Er der bestemte målinger, billeder eller formularfelter, som altid skal med?
• Skal der kunne oprettes en ny rapport på samme sag senere?
• Er der behov for at finde tidligere rapporter og sammenligne udviklingen?

Når formålet er klart, bliver det lettere at vælge de rigtige felter og skabe en arbejdsgang, der passer til medarbejdernes hverdag.

Gør registreringen enkel ude i marken

En skadesrapport bliver kun god, hvis den er realistisk at udfylde på stedet. Medarbejderen kan stå i et mørkt rum, på en byggeplads eller i et område, hvor der ikke er ro til at skrive lange beskrivelser. Derfor bør registreringen være opdelt i korte og tydelige trin.

Brug faste felter til de vigtigste oplysninger

Faste felter kan hjælpe medarbejderen med at huske de centrale informationer. Det kan for eksempel være skadeområde, materialetype, synlige tegn på skade, måleresultater eller udførte aktiviteter.

Faste felter gør også rapporterne lettere at gennemgå bagefter. Når oplysninger registreres på samme måde fra sag til sag, bliver det mere overskueligt at finde bestemte informationer og opdage, hvis noget mangler.

Supplér med fritekst, når situationen kræver det

Standardfelter kan ikke dække alle situationer. Derfor bør der også være mulighed for at tilføje en kort, konkret beskrivelse. Fritekst kan bruges til forhold, der ikke passer ind i en fast kategori, eller til at forklare en observation nærmere.

Det er en fordel at opfordre til konkrete formuleringer. Skriv for eksempel, hvad der er observeret, hvor det er observeret, og hvad der eventuelt er gjort. Det gør teksten mere brugbar end generelle bemærkninger uden placering eller kontekst.

Billeder skal understøtte teksten

Billeder er ofte en central del af en skadesrapport, men et billede kan sjældent stå alene. Det bør være tydeligt, hvad billedet viser, og hvorfor det er relevant for sagen.

En praktisk billedstruktur kan være:

• et eller flere oversigtsbilleder af området
• nærbilleder af den konkrete skade eller observation
• billeder af målepunkter, installationer eller materialer, når det er relevant
• billeder af udført arbejde eller ændringer undervejs

Det kan også være nyttigt at knytte en kort note til billederne. På den måde bliver det lettere for en person, der ikke selv var til stede, at forstå sammenhængen mellem billedet og rapportens øvrige oplysninger.

Hvis medarbejderen skal tage mange billeder, bør arbejdsgangen være enkel. Billederne skal kunne tilføjes direkte fra mobilen og placeres i den relevante rapport uden unødvendige mellemtrin.

Registrér målinger med kontekst

Ved fugtskader og andre tekniske opgaver kan målinger være vigtige for vurderingen af sagen. En måling er dog mest nyttig, når det også fremgår, hvor og hvordan den er foretaget.

En digital skadesrapport kan med fordel indeholde felter for:

• målepunkt eller placering
• måleresultat
• relevant enhed
• dato for målingen
• eventuelle bemærkninger om forholdene ved målingen

Det kan også være relevant at oprette en opfølgende rapport, hvis der skal foretages nye målinger senere. Så bliver udviklingen i sagen lettere at følge, uden at de tidligere registreringer forsvinder.

Læs mere om digital fugtrapportering, hvis jeres arbejde ofte omfatter fugtmålinger og dokumentation af fugtforhold.

Beskriv både observationer og udført arbejde

En skadesrapport bør skelne mellem det, medarbejderen har observeret, og det, der er blevet gjort. De to dele bliver let blandet sammen i korte fritekstnoter, men de har forskellige funktioner.

Observationer kan være synlige skader, lugt, misfarvning, fugtudslag eller andre forhold, der er registreret ved besigtigelsen. Udført arbejde kan for eksempel være afdækning, opsætning af udstyr, nedtagning, rengøring eller andre aktiviteter, der er foretaget som en del af opgaven.

En tydelig opdeling gør det lettere at følge sagen og se, hvad der allerede er gjort. Det kan også gøre det nemmere at identificere, hvad der stadig mangler at blive afklaret eller udført.

Planlæg opfølgning som en del af rapporten

En skadesrapport bør ikke slutte ved selve registreringen. Mange sager kræver opfølgende besøg, nye målinger, yderligere aftaler eller intern behandling. Hvis opfølgningen foregår i separate mails, noter eller kalenderaftaler, kan det være sværere at bevare overblikket.

Overvej at gøre følgende til en fast del af rapporten:

• hvad skal følges op på?
• hvem har ansvaret?
• hvad er næste aktivitet?
• er der behov for en ny rapport eller måling?
• er der oplysninger, som kunden eller en kollega mangler?

Det betyder ikke, at alle opgaver skal håndteres på samme måde. Pointen er at samle relevante oplysninger, så næste skridt er synligt for den, der skal arbejde videre med sagen.

Brug en digital skadesrapport med en fast struktur

En digital løsning kan samle billeder, noter, målinger, formularer og PDF-dokumentation i samme arbejdsgang. Det kan give medarbejderen mulighed for at registrere oplysninger direkte på mobilen, mens administration eller projektledelse kan arbejde videre med sagen via web.

Det er især relevant for virksomheder, hvor flere personer bidrager til den samme sag, eller hvor rapporten skal bruges flere gange undervejs. En fleksibel struktur kan eksempelvis gøre det muligt at tilpasse felter og sektioner til forskellige typer af opgaver.

Med eDoc Rapport kan virksomheder arbejde med mobil og web til dokumentation, rapportering og opfølgning. Platformen understøtter blandt andet billeder, noter, målinger, dynamiske felter og sektioner, rapporttyper, efterredigering og PDF-rapporter. Det kan være relevant for både skadeservice, fugtteknik, håndværk og ejendomsservice.

Se mere om eDoc Rapport til skadeservice, hvis I arbejder med dokumentation af skader og udførte tiltag.

Tilpas rapporten til forskellige fagområder

En virksomhed kan have brug for flere rapporttyper. En skadesrapport til første besigtigelse kan eksempelvis være anderledes end en rapport til opfølgende måling eller afslutning af en opgave.

Det samme gælder andre dokumentationstunge områder. Ved KLS-arbejde kan virksomheden have brug for egne formularer og kontrolpunkter. Ved asbestarbejde eller andre opgaver med særlige dokumentationsbehov bør rapportens indhold tilpasses virksomhedens arbejdsgange og de krav, der gælder for den konkrete opgave. En digital løsning kan understøtte dokumentationen, men kan ikke i sig selv erstatte virksomhedens faglige vurdering eller eventuelle krav fra myndigheder, kunder eller samarbejdspartnere.

eDoc Rapport kan også bruges til KLS-formularer og asbestdokumentation, når arbejdsgangen skal bygges op omkring virksomhedens egne behov.

Lav en skadesrapport, der kan læses bagefter

Den medarbejder, der udfylder rapporten, kender ofte sagen bedst. Men rapporten skal som regel også kunne forstås af personer, der ikke var med på opgaven. Derfor bør teksten være konkret, og oplysningerne bør stå i en rækkefølge, der følger arbejdet.

En enkel rækkefølge kan være:

1. Hvad er sagen, og hvor er den registreret?
2. Hvad blev observeret?
3. Hvilke billeder og målinger understøtter observationerne?
4. Hvad blev udført på stedet?
5. Hvad skal der ske bagefter?

Gennemgå også rapporten, inden den afsluttes. Mangler der billeder, målepunkter, noter eller oplysninger om næste skridt? En kort kvalitetssikring kan gøre rapporten mere anvendelig for alle, der skal bruge den senere.

Skab en arbejdsgang, medarbejderne kan følge

Den bedste skabelon er ikke nødvendigvis den mest omfattende. Den skal passe til den måde, arbejdet faktisk bliver udført på. Start derfor med de mest almindelige sagstyper, og justér rapporten, når I kan se, hvor medarbejderne mangler felter, eller hvor registreringen bliver unødigt tung.

En digital skadesrapport kan være et godt udgangspunkt for mere ensartet dokumentation, men den skal løbende tilpasses virksomhedens opgaver. Med en løsning som eDoc Rapport kan rapporttyper, felter og sektioner bygges op efter de arbejdsgange, der allerede fungerer i virksomheden.

Vil du se, hvordan digital dokumentation kan samles i én arbejdsgang?Læs mere om eDoc Rapport eller kontakt Suit IT for at høre, hvordan løsningen kan tilpasses jeres behov.