For mange håndværksvirksomheder er KLS en vigtig del af arbejdet med kvalitetssikring og dokumentation. Men i en travl hverdag kan det være svært at holde styr på billeder, målinger, tjeklister, aftaler og opfølgning på tværs af mange sager.
Dokumentationen bliver ofte samlet lidt efter lidt: Et par billeder på telefonen, noter i en app, en mail til kunden og måske en rapport, der først bliver skrevet færdig senere. Det kan gøre det vanskeligt at skabe et samlet overblik over, hvad der er udført, hvornår det er udført, og hvilke observationer der hører til den enkelte sag.
En digital arbejdsgang kan gøre det lettere at arbejde struktureret med KLS og kvalitetssikring. Det handler ikke kun om at gemme dokumentation, men også om at gøre den enkel at indsamle, genfinde og bruge i den daglige drift.
Hvad betyder KLS i praksis?
Betydningen af KLS og de konkrete krav til et KLS kan variere afhængigt af branche, ordning, opgavetype og eventuelle krav fra kunder, samarbejdspartnere eller myndigheder. Der findes derfor ikke nødvendigvis én KLS-model, der passer til alle virksomheder. I nogle sammenhænge bruges KLS om virksomhedens systematiske arbejde med kvalitet, arbejdsgange og dokumentation. Beskrivelsen bør altid tilpasses den branche eller ordning, som virksomheden arbejder under.
Et KLS kan blandt andet beskrive:
- Hvordan en opgave modtages og planlægges
- Hvilke oplysninger der skal indsamles på stedet
- Hvordan arbejdet kontrolleres og kvalitetssikres
- Hvordan afvigelser eller mangler registreres
- Hvordan billeder, målinger og andre bilag gemmes
- Hvordan kunden får en samlet rapport eller afslutning på sagen
Det er vigtigt at skelne mellem selve KLS-processen og det værktøj, der bruges til at dokumentere den. Et digitalt system kan understøtte arbejdsgangene, men virksomheden skal stadig selv definere, hvad der skal kontrolleres, og hvordan dokumentationen skal bruges. Hvis virksomheden arbejder under en bestemt brancheordning eller med specifikke kundekrav, bør KLS-arbejdsgangen tilpasses disse forhold.
Hvorfor er dokumentation vigtig i håndværksarbejdet?
God dokumentation gør det nemmere at følge en sag fra første besøg til afslutning. Den kan hjælpe medarbejdere og ledelse med at se, hvad der er observeret, hvilke handlinger der er aftalt, og om opgaven er klar til næste trin.
Det er især relevant, når en sag involverer flere personer. En tekniker kan have været på stedet, mens en projektleder følger op fra kontoret, og en anden medarbejder senere skal udføre eller kontrollere arbejdet. Uden en fælles struktur kan vigtige oplysninger blive liggende i personlige noter, sms’er eller forskellige mapper.
En ensartet dokumentation kan også gøre kommunikationen med kunden lettere. Når billeder, beskrivelser og målinger er samlet i en rapport, bliver det mere overskueligt at forklare, hvad der er fundet og udført. Det kan samtidig gøre det nemmere at finde oplysninger igen, hvis der senere opstår spørgsmål til sagen.
De typiske udfordringer ved KLS i hverdagen
Dokumentationen bliver lavet for sent
Hvis noter og billeder først skal samles efter dagens arbejde, er der større risiko for, at detaljer bliver glemt eller blandet sammen med andre opgaver. Det kan også skabe ekstra administrativt arbejde på kontoret.
En bedre arbejdsgang er at registrere oplysningerne, mens medarbejderen er på stedet. Det kan for eksempel være billeder, målinger, kommentarer og afkrydsning af relevante punkter.
Informationen ligger flere steder
En sag kan hurtigt blive fordelt på e-mails, dokumenter, telefonens billedarkiv og forskellige regneark. Det gør det sværere at vide, om dokumentationen er komplet.
Ved at samle oplysningerne i en fælles sag får både medarbejdere og ledelse et bedre grundlag for opfølgning. Det er især nyttigt, når en opgave ændrer sig undervejs, eller når flere medarbejdere arbejder på samme sag.
Skemaer passer ikke til alle opgaver
Håndværksvirksomheder arbejder sjældent med helt ens opgaver. En fugttekniker, en skadebehandler, en ejendomsservicemedarbejder og en virksomhed, der udfører byggearbejde, har forskellige behov for dokumentation.
Derfor kan det være en fordel at arbejde med fleksible formularer og tjeklister. Nogle sager kræver målinger og fotodokumentation, mens andre primært kræver en beskrivelse af udført arbejde og eventuel opfølgning.
Sådan kan I strukturere KLS-dokumentationen
Før I vælger eller ændrer et digitalt system, er det en god idé at se på den arbejdsgang, I allerede har. Start med de vigtigste spørgsmål:
- Hvilke oplysninger skal altid registreres på en sag?
- Hvilke billeder eller målinger er relevante for den konkrete opgavetype?
- Hvornår skal en sag kontrolleres eller følges op?
- Hvem skal kunne se dokumentationen?
- Hvordan skal sagen afsluttes og afleveres til kunden?
Når svarene er tydelige, kan I opbygge en mere ensartet proces. Det kan for eksempel være en fast struktur med oprettelse af sag, registrering på stedet, intern kontrol, opfølgning og afsluttende rapport.
Brug faste punkter, hvor det giver mening
Faste felter og tjeklister kan hjælpe medarbejderne med at huske de nødvendige trin. Det kan også gøre det lettere for en leder eller projektansvarlig at kontrollere, om sagen indeholder den forventede dokumentation.
En tjekliste bør dog være tilpasset den konkrete opgave. Hvis den bliver for lang eller indeholder irrelevante punkter, kan den opleves som en administrativ byrde. Målet er at skabe struktur uden at gøre arbejdet unødigt besværligt.
Gør billeder og målinger anvendelige
Fotos er ofte en vigtig del af dokumentationen i feltarbejde. De bør så vidt muligt knyttes direkte til den relevante sag og suppleres med en kort beskrivelse. Det gør det nemmere at forstå billedet, når sagen senere ses af en kollega eller kunde.
Det samme gælder målinger. En måling uden kontekst kan være vanskelig at bruge. Registrér derfor gerne, hvad der er målt, hvor det er målt, og hvilken del af opgaven målingen vedrører.
Afslut sagen med en samlet rapport
En rapport kan samle de oplysninger, der er indhentet under arbejdet. Det kan være noter, billeder, målinger, tjeklister og kommentarer til opfølgning.
En fast rapportstruktur kan give virksomheden et mere ensartet udtryk udadtil. Den gør det også lettere at gennemgå sagen internt, fordi oplysningerne præsenteres på en genkendelig måde.
Hvad skal I se efter i en digital KLS-løsning?
Et digitalt system bør passe til den måde, medarbejderne faktisk arbejder på. Hvis dokumentationen skal registreres på byggepladsen, i en bolig eller hos en kunde, er det relevant, at løsningen fungerer på mobile enheder og er enkel at bruge.
Overvej blandt andet følgende funktioner:
- Oprettelse og styring af sager
- Mobil registrering af noter og observationer
- Fotodokumentation direkte på sagen
- Registrering af målinger
- Digitale formularer og tjeklister
- Mulighed for opfølgning på mangler eller næste trin
- Samlet rapportering til intern brug eller kunden
- Adgang til dokumentationen via en webplatform
Det er også relevant at vurdere, hvor let det er at tilpasse løsningen. Arbejdsgange ændrer sig, og forskellige kunder eller opgavetyper kan kræve forskellige formularer. En fleksibel løsning kan derfor være mere anvendelig end et system med én fast skabelon til alle sager.
Digital dokumentation med eDoc Rapport
eDoc Rapport er udviklet til virksomheder, der arbejder med dokumentation og rapportering i felten. Platformen kombinerer en mobil app med en webplatform, så medarbejdere kan registrere oplysninger på stedet, mens kontoret kan arbejde videre med sagerne.
Afhængigt af virksomhedens opsætning og de funktioner, der er taget i brug, kan eDoc Rapport bruges til at samle blandt andet billeder, noter, målinger, tjeklister og opfølgning i den enkelte sag. Oplysningerne kan derefter indgå i PDF-rapporter, afhængigt af den valgte opsætning.
Det kan være relevant for virksomheder inden for skadeservice, fugtinspektion, håndværk, ejendomsservice og andre områder, hvor dokumentationen er en central del af opgaven. Formularer og rapportering kan tilpasses virksomhedens arbejdsgange og behov, afhængigt af den aktuelle opsætning og de funktioner, virksomheden tager i brug.
Hvis I vil se, hvordan formularer kan bruges i praksis, kan I læse mere om KLS-formularen i eDoc Rapport. I kan også se nye funktioner i eDoc Rapport eller få overblik over priser og muligheder.
Start med én arbejdsgang
Det er ikke nødvendigt at digitalisere alle processer på én gang. En praktisk begyndelse kan være at vælge én opgavetype, hvor dokumentationen ofte tager tid eller bliver spredt på flere systemer.
Beskriv den nuværende proces, og beslut derefter, hvilke oplysninger der skal registreres på stedet. Test formularen med de medarbejdere, der skal bruge den i praksis, og justér den ud fra deres erfaringer.
På den måde bliver KLS og digital kvalitetssikring koblet tættere til det daglige arbejde. Resultatet er ikke nødvendigvis flere registreringer, men en mere samlet og anvendelig dokumentation.
Vil I gøre dokumentation, opfølgning og rapportering mere overskuelig i hverdagen? Se hvordan eDoc Rapport fungerer.