Hej En god skadesrapport skal gøre det let at forstå, hvad der er sket, hvad der er undersøgt, og hvad der skal ske bagefter. Det gælder både for skadeservice, fugtteknikere, håndværkere, ejendomsservice og andre virksomheder, hvor arbejdet foregår ude hos kunden.
Udfordringen er ofte ikke selve rapportskrivningen. Den opstår, når oplysninger ligger spredt i mobiltelefoner, mails, papirnoter og forskellige systemer. Så kan det være svært at samle et præcist billede af opgaven – især når rapporten skal bruges af en kunde, en projektleder, en samarbejdspartner eller en kollega, der overtager sagen.
Her får du en praktisk gennemgang af, hvordan en digital skadesrapport kan bygges op, så den bliver overskuelig, brugbar og tilpasset den måde, virksomheden arbejder på.
Hvad skal en skadesrapport kunne?
En skadesrapport skal først og fremmest dokumentere en konkret opgave. Den bør derfor give svar på de vigtigste spørgsmål:
- Hvilken sag eller adresse handler rapporten om?
- Hvornår er undersøgelsen eller arbejdet udført?
- Hvem har været på stedet?
- Hvad er observeret?
- Hvilke målinger eller undersøgelser er foretaget?
- Hvilke billeder understøtter observationerne?
- Hvad er udført, og hvad mangler eventuelt?
- Hvad skal der følges op på?
Det betyder ikke, at alle rapporter skal være lange. En kort rapport kan være tilstrækkelig, hvis den indeholder de relevante oplysninger og er struktureret på en måde, som andre kan forstå.
Start med de grundlæggende oplysninger
En digital skadesrapport bør begynde med en tydelig identifikation af sagen. Det gør rapporten nemmere at finde og mindsker risikoen for, at oplysninger bliver koblet til den forkerte opgave.
Afhængigt af virksomhedens arbejdsgang kan det være relevant at registrere:
- kunden eller ejendommen
- adresse eller arbejdssted
- sagsnummer eller intern reference
- dato og tidspunkt for besøg
- medarbejder eller team på opgaven
- kontaktperson på stedet
- opgavens type og status
Det er en fordel, hvis de faste oplysninger udfyldes på en ensartet måde. Når alle medarbejdere bruger de samme felter og betegnelser, bliver det lettere at søge i tidligere sager og sammenligne rapporter.
Beskriv observationerne konkret
Den vigtigste del af en skadesrapport er som regel beskrivelsen af det, der er set eller undersøgt. Her bør medarbejderen skrive konkret og adskille observationer fra vurderinger.
I stedet for en kort formulering som “der er fugt i væggen” kan rapporten for eksempel beskrive, hvor på væggen forholdet er konstateret, hvordan det er undersøgt, og hvilke områder der er berørt. Den præcise formulering afhænger naturligvis af opgaven og medarbejderens faglige vurdering.
En god beskrivelse kan blandt andet omfatte:
- hvilket rum, område eller bygningsdel der er undersøgt
- hvad der konkret blev observeret
- omfanget af det område, der er gennemgået
- eventuelle synlige skader eller ændringer
- forhold, der kan have betydning for den videre håndtering
- hvad der ikke kunne undersøges, og hvorfor
Faste felter og tjeklister kan hjælpe medarbejderen med at komme omkring de vigtigste punkter uden at gøre rapporten unødigt tung.
Brug billeder som en del af dokumentationen
Billeder kan gøre en skadesrapport lettere at forstå, men det kræver, at de bliver taget og organiseret med et formål. Et billede bør understøtte en observation – ikke blot være vedhæftet, fordi det er muligt.
Det kan være relevant at tage både oversigtsbilleder og nærbilleder. Oversigtsbilledet viser placeringen, mens nærbilledet dokumenterer den konkrete detalje. Ved gentagne besøg kan det også være nyttigt at fotografere de samme områder, så udviklingen kan følges.
Overvej en fast praksis for:
- hvilke områder der altid skal fotograferes
- hvornår et oversigtsbillede skal suppleres med et nærbillede
- hvordan billeder navngives eller placeres i rapporten
- om billederne skal knyttes til bestemte rum, observationer eller målinger
- hvordan billeder med følsomme oplysninger håndteres
En digital løsning kan gøre det muligt at tage billeder direkte i forbindelse med opgaven og samle dem med resten af sagens dokumentation. Det reducerer behovet for efterfølgende at flytte billeder fra en telefon eller mail ind i den rigtige sag.
Indarbejd målinger og faglige data
For mange feltbaserede virksomheder er målinger en central del af dokumentationen. Det kan for eksempel være fugtmålinger, temperaturer, arealer eller andre værdier, som har betydning for vurderingen af opgaven.
Målinger bør registreres sammen med de oplysninger, der gør dem forståelige. Det kan være:
- hvor målingen er foretaget
- hvornår den er foretaget
- hvilken enhed der er anvendt
- hvilken bygningsdel eller hvilket materiale der er målt på
- eventuelle bemærkninger til målingen
En enkelt værdi uden sammenhæng kan være svær at bruge senere. Derfor er det ofte bedre at knytte målingen til et rum, et billede eller en kort note. På den måde bliver det tydeligere, hvad målingen vedrører.
Gør rapporten handlingsorienteret
En skadesrapport bør ikke kun beskrive, hvad medarbejderen har set. Den skal også gøre det tydeligt, hvad der er gjort, og hvad næste skridt er.
Opdel derfor gerne rapporten i faste afsnit som:
- Udført arbejde: Hvilke opgaver er gennemført på besøget?
- Aktuel status: Hvad er situationen ved afslutningen af besøget?
- Anbefalet opfølgning: Hvad bør undersøges, udføres eller afklares?
- Ansvar: Hvem skal gøre hvad?
- Frist eller næste besøg: Hvornår skal der følges op, hvis det er relevant?
Det er især vigtigt, når flere medarbejdere eller virksomheder er involveret i samme sag. En tydelig opfølgning gør det lettere at overdrage opgaven og begrænser behovet for ekstra telefonopkald og mails.
Brug tjeklister uden at gøre rapporten rigid
Tjeklister er nyttige, når bestemte punkter skal gennemgås på mange sager. De kan hjælpe medarbejderen med at huske de nødvendige trin og skabe en mere ensartet dokumentation.
En tjekliste bør dog passe til den konkrete opgavetype. En skadesrapport for en indledende besigtigelse vil typisk have andre punkter end en rapport for opfølgning, afslutning eller kontrol.
Overvej derfor at bruge forskellige skabeloner til forskellige arbejdsgange, for eksempel:
- første besigtigelse
- måling og undersøgelse
- udført skadebegrænsning
- opfølgende kontrol
- afslutning af sagen
På den måde får medarbejderen de relevante felter uden at skulle udfylde lange skemaer, der ikke passer til opgaven.
Byg rapporten i felten – ikke bagefter
En praktisk fordel ved en digital skadesrapport er, at dokumentationen kan oprettes, mens medarbejderen er på stedet. Noter, billeder, målinger og afkrydsninger kan samles løbende i stedet for at blive rekonstrueret senere.
Det er vigtigt, at løsningen er enkel nok til at fungere i en travl arbejdsdag. Hvis medarbejderen skal vente med at dokumentere, kan detaljer blive glemt, billeder kan blive blandet sammen, og information kan ende i forskellige kanaler.
En god digital arbejdsgang kan derfor se sådan ud:
- Opret eller åbn sagen på mobilen.
- Kontrollér de grundlæggende oplysninger.
- Gennemgå relevante punkter i en tjekliste.
- Tilføj noter, billeder og målinger undervejs.
- Registrér udført arbejde og næste skridt.
- Gennemgå rapporten, inden besøget afsluttes.
- Generér og del den færdige rapport efter virksomhedens proces.
Vælg en digital løsning, der passer til jeres arbejdsgang
Det er ikke nok, at et system kan gemme en PDF. Den digitale løsning bør understøtte hele processen fra den første registrering til den færdige rapport og den efterfølgende opfølgning.
Afhængigt af virksomhedens behov kan relevante funktioner være:
- mobil adgang til sager i felten
- registrering af noter, fotos og målinger
- tilpassede formularer og tjeklister
- status og opfølgning på åbne opgaver
- samling af oplysninger i én sag
- generering af PDF-rapporter
- webadgang til planlægning, overblik og kvalitetssikring
Det er også værd at se på, hvor fleksibelt systemet er. Virksomheder arbejder forskelligt, og en skadesrapport til en fugttekniker skal ikke nødvendigvis bygges på samme måde som en rapport til en håndværksopgave eller ejendomsservice.
Sådan kan eDoc Rapport understøtte arbejdet
eDoc Rapport er udviklet til virksomheder, der har brug for at dokumentere opgaver ude i felten. Platformen kombinerer en mobil app med en webplatform, så medarbejderen kan registrere oplysninger på stedet, mens virksomheden kan arbejde videre med sagerne fra kontoret.
eDoc Rapport kan samle dokumentation som fotos, noter, målinger og tjeklister i samme arbejdsgang. Rapporterne kan tilpasses virksomhedens egne behov og bruges til at danne PDF-rapporter.
Det kan være relevant for blandt andre skadeservice, fugtteknikere, håndværkere, ejendomsservice og andre feltbaserede virksomheder, hvor dokumentationen skal være praktisk for medarbejderen og let at bruge for modtageren.
Hvis I allerede har en bestemt struktur for rapporter eller formularer, kan det være en fordel at tage udgangspunkt i jeres nuværende arbejdsgang. Se eventuelt også nye funktioner i eDoc Rapport eller læs om mulighederne i en digital KLS-formular, hvis det passer til jeres dokumentationsbehov.
En god skadesrapport begynder med en enkel proces
Den bedste skadesrapport er ikke nødvendigvis den med flest felter. Det er den, der giver de relevante oplysninger i en struktur, som medarbejderne faktisk kan bruge i hverdagen.
Start med at kortlægge, hvilke oplysninger der er nødvendige på de forskellige typer opgaver. Fjern felter, der sjældent bruges, og gør de vigtige oplysninger lette at finde. Test derefter rapporten sammen med medarbejderne i felten og justér den, hvis arbejdsgangen bliver unødigt besværlig.
På den måde kan digital dokumentation blive en naturlig del af opgaven i stedet for en administrativ opgave, der først begynder, når medarbejderen er tilbage på kontoret.
Vil du se, hvordan eDoc Rapport kan bruges til digitale skadesrapporter og dokumentation i felten? Læs mere om eDoc Rapport eller se prisoversigten.