Ejendomsservice: Fra billeder og noter til professionelle rapporter

Dokumentation er en vigtig del af hverdagen i ejendomsservice. Når en opgave er udført, skal det ofte være muligt at se, hvad der er blevet gjort, hvor arbejdet fandt sted, og om der er forhold, som kræver opfølgning. Det gælder både ved løbende service, vedligeholdelse, skader, tilsyn og mindre håndværksopgaver.

I praksis består dokumentationen ofte af billeder på en telefon, håndskrevne noter, målinger i forskellige systemer og informationer, der senere skal samles i en mail eller rapport. Det kan gøre opfølgningen unødigt tidskrævende og øge risikoen for, at vigtige oplysninger bliver glemt.

Hvorfor dokumentation betyder noget i ejendomsservice

God dokumentation gør det lettere at skabe overblik over en opgave – både for medarbejderen i marken, den ansvarlige projektleder og kunden eller ejendommens administrator. En rapport kan blandt andet vise:

• hvilken ejendom eller lokation arbejdet vedrører
• hvilke observationer medarbejderen har gjort
• hvilke billeder og målinger der er taget
• hvilke opgaver der er udført
• om der er noget, der skal undersøges eller følges op på

Når oplysningerne er samlet og struktureret, bliver det nemmere at vende tilbage til sagen senere. Det kan være relevant, hvis en kunde har spørgsmål, hvis en opgave udvikler sig, eller hvis en anden medarbejder skal overtage arbejdet.

Dokumentation handler derfor ikke kun om at levere en pæn PDF. Det handler også om at skabe en brugbar arbejdsgang, hvor informationer fra marken bliver registreret på en ensartet måde og kan bruges af resten af virksomheden.

De typiske udfordringer med billeder og noter

Mange virksomheder i ejendomsservice arbejder allerede digitalt, men det betyder ikke nødvendigvis, at dokumentationen hænger sammen. En telefon kan tage gode billeder, og en notesapp kan være praktisk, men hvis oplysningerne ligger forskellige steder, kan det blive svært at samle dem bagefter.

Billeder uden forklaring

Et billede kan dokumentere et forhold, men uden en kort beskrivelse kan det være uklart, hvad man skal lægge mærke til. Det kan også være vanskeligt at se, hvor billedet er taget, eller hvad det viser i forhold til opgaven.

En enkel løsning er at knytte billederne til en bestemt lokation eller aktivitet og supplere med en kort note. Noten behøver ikke være lang. Den skal først og fremmest forklare, hvad billedet viser, og om der er behov for handling.

Noter, der bliver skrevet for sent

Når medarbejderen først skriver sine noter efter dagens besøg, kan detaljer være sværere at huske. Det gælder især, hvis der har været flere lokationer eller opgaver samme dag.

Det er ofte mere praktisk at registrere oplysningerne, mens arbejdet udføres. På den måde bliver dokumentationen en del af arbejdsgangen i stedet for en separat administrativ opgave, der skal løses senere.

Forskellige medarbejdere dokumenterer forskelligt

Hvis alle bruger deres egen metode, kan rapporterne få meget forskellig form. Nogle skriver udførlige beskrivelser, mens andre primært tager billeder. Det kan gøre det sværere at sammenligne opgaver og følge op på gentagne problemer.

Faste felter, tjeklister og en fælles struktur kan hjælpe medarbejderne med at dokumentere de samme typer oplysninger på en ensartet måde. Samtidig bør arbejdsgangen være fleksibel nok til, at den kan tilpasses forskellige opgaver.

Sådan kan I styrke dokumentationen i ejendomsservice

Start med at beskrive jeres arbejdsgang

Før I vælger værktøj eller ændrer jeres skabeloner, kan det være en fordel at gennemgå en almindelig opgave fra start til slut. Overvej for eksempel:

• Hvordan modtages og planlægges opgaven?
• Hvilke oplysninger skal medarbejderen have med ud?
• Hvilke billeder, noter eller målinger er relevante?
• Hvem skal godkende eller følge op på arbejdet?
• Hvordan sendes resultatet videre til kunden?

På den måde bliver det tydeligt, hvor der opstår dobbeltarbejde. Det kan også vise, hvilke oplysninger der er nødvendige, og hvilke felter der blot gør processen mere besværlig.

Brug en fast struktur for opgaverne

En rapport bliver lettere at læse, når informationerne kommer i en genkendelig rækkefølge. Det kan for eksempel være:

1. oplysninger om kunde, ejendom og lokation
2. dato og opgavetype
3. beskrivelse af observationer
4. billeder og eventuelle målinger
5. udført arbejde
6. anbefalinger eller næste skridt
7. afslutning og relevante underskrifter eller godkendelser

Den konkrete struktur afhænger af virksomhedens opgaver. En serviceopgave i en boligforening kan kræve andre informationer end en fugtundersøgelse, en skadebesigtigelse eller en håndværksopgave.

Tag billeder med et formål

Flere billeder er ikke nødvendigvis det samme som bedre dokumentation. Det vigtigste er, at billederne understøtter beskrivelsen af arbejdet.

Medarbejderen kan med fordel tage billeder, der viser både den overordnede placering og selve detaljen. Hvis der er tale om en fejl eller skade, kan det også være relevant at dokumentere udviklingen eller resultatet efter arbejdet – afhængigt af opgavens karakter.

En kort billedtekst kan gøre rapporten mere anvendelig. Den kan for eksempel forklare, hvad der er observeret, hvor det er registreret, eller hvad der er ændret.

Registrér målinger sammen med resten af sagen

Ved flere typer opgaver kan målinger være relevante. Det kan være fugt, temperatur, areal eller andre værdier, som medarbejderen skal notere i forbindelse med arbejdet.

Hvis målingerne registreres sammen med billeder og noter, bliver det lettere at forstå sammenhængen. Det kan samtidig gøre det mere overskueligt at finde oplysningerne igen, fordi de ligger samlet med resten af sagen.

Digitale arbejdsgange kan samle markarbejdet

En digital løsning til ejendomsservice bør passe til den måde, medarbejderne faktisk arbejder på. Hvis dokumentationen primært bliver til ude på en ejendom, er det relevant, at medarbejderen kan bruge løsningen fra mobilen og registrere oplysningerne løbende.

En samlet arbejdsgang kan eksempelvis indeholde:

• oprettelse eller valg af den konkrete sag
• registrering af noter direkte på opgaven
• tilføjelse af billeder fra mobilen
• indtastning af målinger og andre relevante oplysninger
• brug af tjeklister til tilbagevendende opgaver
• markering af forhold, der kræver opfølgning
• generering af en rapport, der kan deles med kunden

Det kan give en mere sammenhængende proces fra første observation til færdig rapport. Samtidig får den administrative medarbejder eller projektleder et bedre grundlag for at kontrollere, hvad der er registreret.

Vælg rapporter, som modtageren kan bruge

En professionel rapport skal være forståelig for den, der modtager den. Det betyder ikke nødvendigvis, at den skal indeholde alle interne detaljer. Overvej derfor, hvem rapporten er skrevet til, og hvad modtageren skal kunne bruge den til.

En kunde vil ofte have brug for en klar beskrivelse af opgaven, relevante billeder og information om eventuelle næste skridt. Internt kan virksomheden have behov for flere detaljer om målinger, tjekpunkter eller opfølgning.

Det kan være en fordel at arbejde med forskellige rapportskabeloner til forskellige opgavetyper. På den måde kan indholdet tilpasses, uden at medarbejderne skal starte helt fra bunden hver gang.

eDoc Rapport til dokumentation i ejendomsservice

eDoc Rapport er udviklet til virksomheder, der arbejder med dokumentation i marken, herunder ejendomsservice, skadeservice, fugtteknikere, håndværkere og andre servicefag.

Platformen kombinerer en mobil app med en webplatform. Her kan medarbejderen samle billeder, noter, målinger og tjeklister i forbindelse med den konkrete opgave. Oplysningerne kan derefter bruges til at udarbejde strukturerede PDF-rapporter.

Arbejdsgangen kan tilpasses virksomhedens behov. Det gør det muligt at opbygge formularer og rapporter, der passer til forskellige typer af ejendomsservice – for eksempel faste tilsyn, vedligeholdelsesopgaver, afleveringer eller dokumentation af forhold, der kræver opfølgning.

Hvis I vil se, hvordan funktionerne udvikler sig, kan I også læse om nye funktioner i eDoc Rapport. For virksomheder, der arbejder med kvalitetssikring, kan KLS-formularen være relevant som udgangspunkt for en mere struktureret dokumentationsproces. Se også prisoversigten, hvis I vil vurdere løsningen i forhold til jeres behov.

Gør dokumentation til en del af opgaven

Den bedste dokumentation er som regel den, der bliver lavet tæt på det arbejde, den beskriver. Derfor bør løsningen være enkel nok til at bruge i marken og struktureret nok til at skabe ensartede rapporter.

Start med de opgaver, hvor I oftest mangler overblik eller bruger tid på manuel efterbehandling. Beskriv arbejdsgangen, vælg de vigtigste oplysninger, og byg derefter en løsning, som medarbejderne kan bruge i praksis.

Vil I samle billeder, noter, målinger og rapporter i en mere sammenhængende arbejdsgang, kan I se hvordan eDoc Rapport fungerer.