Dokumentationssystem til arbejdet fra mobilen

Dokumentation fra mobil er blevet en naturlig del af hverdagen for mange virksomheder, der arbejder ude hos kunder eller på forskellige byggepladser. Alligevel foregår dokumentationen ofte stadig i flere separate arbejdsgange: Teknikeren tager billeder på mobilen, skriver noter på papir eller i en besked og samler senere det hele på kontoret.

Et dokumentationssystem kan samle informationerne i én arbejdsgang. Det gør det lettere at dokumentere opgaver, følge op på næste skridt og sende en overskuelig rapport videre til kunden, projektlederen eller administrationen.

Hvad betyder dokumentation fra mobil i praksis?

Dokumentation fra mobil betyder, at medarbejderen kan registrere relevante oplysninger direkte dér, hvor arbejdet udføres. Det kan for eksempel være:

• Fotos af skader, installationer, materialer eller arbejdsområder
• Noter om observationer og udført arbejde
• Målinger af fugt, temperatur eller andre relevante forhold
• Besvarelser i tjeklister og formularer
• Oplysninger om opfølgning, aftaler og næste handling
• Underskrifter eller andre oplysninger, der hører til sagen

Når oplysningerne registreres under besøget, er de tættere på den konkrete situation. Det kan gøre det nemmere at huske detaljer og reducere behovet for at rekonstruere forløbet senere.

Hvorfor er et dokumentationssystem relevant for feltbaserede virksomheder?

Virksomheder inden for skadeservice, fugtteknik, håndværk, byggeri, ejendomsservice og andre dokumentationstunge områder håndterer ofte mange forskellige typer opgaver. Dokumentationen skal samtidig kunne bruges af flere personer med forskellige behov.

Teknikeren har brug for en enkel måde at registrere oplysninger på. Projektlederen skal kunne danne sig et overblik. Administrationen skal måske bruge materialet til en rapport, fakturering eller intern opfølgning. Kunden har ofte brug for en forståelig beskrivelse af, hvad der er observeret og udført.

Hvis oplysningerne ligger spredt i kameraruller, SMS-beskeder, mails, papirnoter og regneark, kan det være vanskeligt at skabe et samlet overblik. Et dokumentationssystem kan i stedet give virksomheden en mere ensartet arbejdsgang fra første registrering til færdig rapport.

Fordele ved at dokumentere direkte på mobilen

Oplysningerne registreres tæt på arbejdet

Den mest oplagte fordel er, at medarbejderen kan dokumentere, mens opgaven udføres. Billeder, noter og målinger bliver knyttet til den relevante sag, mens konteksten stadig er klar.

Det kan være særligt nyttigt ved opgaver, hvor forholdene ændrer sig undervejs. Eksempelvis kan billeder fra før, under og efter arbejdet gøre det lettere at vise udviklingen i en sag.

Færre manuelle overførsler

Manuelle overførsler mellem mobil, papir, mail og kontorsystemer tager tid og kan give anledning til fejl. Et dokumentationssystem kan samle registreringerne i en fælles struktur, så medarbejderen ikke behøver at skrive de samme oplysninger flere gange.

Det handler ikke kun om at arbejde hurtigere. Det handler også om at gøre arbejdsgangen mere overskuelig og mindske risikoen for, at vigtige informationer bliver glemt eller placeret det forkerte sted.

Ensartet dokumentation på tværs af medarbejdere

Når alle bruger de samme formularer, felter eller tjeklister, bliver dokumentationen ofte lettere at gennemgå. Virksomheden kan beslutte, hvilke oplysninger der normalt skal registreres for forskellige opgavetyper, uden at alle medarbejdere selv skal opfinde deres egen metode.

Det er stadig vigtigt, at systemet kan tilpasses forskellige situationer. En fugttekniker har ikke nødvendigvis brug for de samme felter som en håndværker eller en medarbejder inden for ejendomsservice.

Sådan får I en god arbejdsgang for dokumentation fra mobil

Start med at beskrive den nuværende proces

Før I vælger eller ændrer et dokumentationssystem, kan det være nyttigt at beskrive, hvordan en opgave håndteres i dag. Se blandt andet på:

• Hvornår tages billeder og notater?
• Hvor registreres målinger?
• Hvem samler oplysningerne efter besøget?
• Hvordan bliver manglende information fulgt op?
• Hvordan bliver den endelige rapport udarbejdet?
• Hvor opstår der typisk dobbeltarbejde?

På den måde bliver det lettere at vurdere, hvilke dele af arbejdsgangen der bør understøttes digitalt. Målet bør være en løsning, der passer til den måde, medarbejderne rent faktisk arbejder på.

Gør registreringen enkel i marken

Et dokumentationssystem skal være nemt at bruge, når medarbejderen står i et teknikrum, på en byggeplads eller i en bolig. Lange formularer med mange irrelevante felter kan gøre dokumentationen besværlig.

Overvej derfor, om medarbejderen hurtigt kan:

• Oprette eller åbne den rigtige sag
• Tage og tilknytte billeder
• Skrive korte noter undervejs
• Registrere målinger med relevante enheder
• Markere punkter på en tjekliste
• Notere hvad der skal ske bagefter

Jo bedre registreringen passer til arbejdsdagen, desto større er sandsynligheden for, at systemet bliver brugt konsekvent.

Brug billeder med en tydelig sammenhæng

Billeder kan være en vigtig del af dokumentationen, men et stort antal billeder er ikke nødvendigvis det samme som god dokumentation. Det skal være muligt at forstå, hvad billederne viser, og hvilken del af sagen de hører til.

En praktisk arbejdsgang kan være at kombinere billeder med korte beskrivelser, rumangivelser, placeringer eller andre relevante oplysninger. Det gør materialet lettere at bruge, når sagen senere skal gennemgås af en person, der ikke selv var til stede.

Registrer målinger med kontekst

Målinger giver mest værdi, når det også fremgår, hvor og hvornår de er foretaget, og hvad de relaterer sig til. Det kan derfor være en fordel at knytte målingen til en konkret sag, placering eller observation.

Et system med strukturerede felter kan gøre det nemmere at holde målinger adskilt fra generelle noter. Det kan samtidig understøtte en mere ensartet dokumentation mellem forskellige medarbejdere.

Fra mobil registrering til professionel rapport

Dokumentation fra mobil er kun én del af processen. For mange virksomheder skal informationerne efterfølgende samles i en rapport, der kan deles med kunden eller bruges internt.

Et dokumentationssystem med en webplatform kan give kontoret adgang til sagerne, mens arbejdet foregår. Her kan relevante oplysninger gennemgås, suppleres og struktureres, før rapporten færdiggøres.

En professionel rapport kan for eksempel indeholde:

• Grundoplysninger om sagen
• Beskrivelse af observationer og udført arbejde
• Fotos med tilhørende forklaringer
• Målinger og resultater
• Udfyldte tjeklister eller formularer
• Noter om opfølgning og næste skridt

Det er vigtigt, at rapportens indhold afspejler virksomhedens egne behov og den konkrete opgave. En digital løsning bør derfor kunne tilpasses, frem for at alle virksomheder tvinges ind i samme skabelon.

Hvad skal I se efter i et dokumentationssystem?

Funktionerne er naturligvis vigtige, men det er mindst lige så relevant at se på den samlede arbejdsgang. Når I vurderer et system, kan I blandt andet spørge:

• Kan medarbejderne bruge løsningen fra mobil i marken?
• Kan fotos, noter og målinger samles på samme sag?
• Kan formularer og tjeklister tilpasses forskellige opgavetyper?
• Er det let at følge op på åbne punkter?
• Kan kontoret arbejde videre med oplysningerne via en webplatform?
• Kan der udarbejdes rapporter, som er nemme at forstå?
• Passer løsningen til virksomhedens eksisterende processer?

Det kan også være en god idé at afprøve løsningen sammen med de medarbejdere, der skal bruge den hver dag. De kan ofte hurtigt pege på funktioner, der er praktiske i marken, og arbejdsgange, der bør gøres enklere.

eDoc Rapport samler mobil dokumentation og rapportering

eDoc Rapport fra Suit IT er udviklet til virksomheder, der har brug for at dokumentere opgaver ude i marken. Platformen er baseret på en mobil app og en webplatform, hvor fotos, noter, målinger, tjeklister og opfølgning kan håndteres omkring den enkelte sag.

Løsningen er målrettet blandt andre skadeservicevirksomheder, fugtteknikere, håndværkere, ejendomsservice og andre virksomheder med behov for struktureret dokumentation. Den er udviklet med mulighed for at tilpasse arbejdsgange til virksomhedens opgavetyper og rapporteringsbehov.

Med eDoc Rapport kan medarbejderen registrere oplysninger under arbejdet, mens kontoret kan få adgang til materialet og arbejde videre med rapporteringen. Det kan skabe en mere sammenhængende proces fra den første observation til den færdige rapport.

Læs mere om eDoc Rapport, se nye funktioner, eller undersøg mulighederne i KLS-formularen. I kan også se den aktuelle prisoversigt.

Gør dokumentationen til en del af arbejdsprocessen

God dokumentation opstår sjældent ved, at medarbejderne skal huske en ekstra administrativ opgave sidst på dagen. Den bliver lettere, når dokumentationen er bygget ind i selve arbejdsprocessen og kan udføres løbende fra mobilen.

Et dokumentationssystem kan hjælpe med at samle informationer, skabe en ensartet struktur og gøre det nemmere at følge op. Den rigtige løsning afhænger af virksomhedens opgaver, medarbejdere og krav til rapportering. Derfor bør valget tage udgangspunkt i den praktiske hverdag.

Se hvordan eDoc Rapport fungerer, og vurder om løsningen passer til jeres måde at arbejde med dokumentation fra mobil.