Asbestsanering og asbestdokumentation: Skab struktur i arbejdet

Ved asbestsanering er dokumentationen en vigtig del af den samlede arbejdsgang. Det gælder både registreringer fra marken, billeder af forholdene, noter om udført arbejde og den efterfølgende rapportering.

For mange virksomheder opstår udfordringen ikke, fordi medarbejderne mangler viden om opgaven. Den opstår, når oplysninger ligger spredt i telefoner, mails, papirnoter, regneark og forskellige mapper. Så kan det være vanskeligt at skabe et samlet overblik over, hvad der er registreret, hvornår det er gjort, og hvilken sag oplysningerne hører til.

I denne artikel får du praktiske råd til, hvordan din virksomhed kan arbejde mere struktureret med asbestdokumentation – fra den første registrering til den færdige rapport og eventuel opfølgning.

Hvad bør asbestdokumentation indeholde?

Indholdet afhænger af opgaven, virksomhedens arbejdsgang og de krav, der gælder i den konkrete situation. Derfor bør dokumentationen tilpasses den enkelte sag og ikke baseres på en standardformular, der altid ser ens ud.

En praktisk dokumentationsløsning kan typisk understøtte flere typer oplysninger:

• Grundoplysninger om kunde, adresse, sag og kontaktperson
• Dato og oplysninger om den aktuelle registrering
• Billeder af områder, materialer, afskærmning og arbejdsforhold
• Noter om observationer, udførte aktiviteter og eventuelle afvigelser
• Målinger eller andre relevante registreringer
• Oplysninger om opfølgende aktiviteter
• Rapporter og PDF-dokumentation til intern eller ekstern brug

Det er ikke nødvendigvis relevant at registrere alt på alle sager. Det vigtigste er, at medarbejderen let kan dokumentere de forhold, der er relevante for den konkrete opgave, og at virksomheden efterfølgende kan finde oplysningerne igen.

Hvorfor er struktur vigtig i hverdagen?

Asbestarbejde foregår ofte på skiftende lokationer og med flere personer involveret i samme sag. En medarbejder registrerer måske forholdene på stedet, mens en projektleder skal følge op, og administrationen skal samle materialet i en rapport.

Hvis dokumentationen ikke er struktureret fra begyndelsen, kan der opstå praktiske problemer:

• Billeder kan være svære at koble til den rigtige adresse eller arbejdsopgave
• Noter kan mangle sammenhæng med de billeder eller målinger, de beskriver
• Projektlederen kan have svært ved at se, hvad der mangler at blive fulgt op på
• Medarbejdere kan registrere de samme oplysninger på forskellige måder
• Rapporten kan kræve meget manuelt efterarbejde

En fast og overskuelig arbejdsgang gør det lettere at få de relevante oplysninger med, mens medarbejderen står på opgaven. Samtidig får kontoret et bedre grundlag for at kontrollere materialet og udarbejde den endelige dokumentation.

Sådan kan I opbygge en praktisk arbejdsgang for asbestsanering

1. Start med en tydelig sagsstruktur

Før arbejdet begynder, bør sagen have en entydig identifikation. Det kan eksempelvis være kundenavn, adresse, sagsnummer og den aktuelle opgavetype.

En tydelig struktur betyder, at medarbejderen ikke selv skal finde på navngivning eller placering af filer. Det mindsker risikoen for, at dokumentation bliver gemt under forskellige betegnelser eller havner i den forkerte sag.

Overvej også, om en sag skal opdeles i faser eller områder. Det kan være relevant ved større opgaver, hvor der både er indledende registrering, udførelse, kontrol og opfølgning.

2. Gør registreringen enkel på mobilen

Dokumentation bliver typisk registreret i marken, hvor medarbejderen har fokus på selve opgaven. Derfor bør formularer og felter være lette at forstå og hurtige at udfylde.

En god mobil arbejdsgang kan samle billeder, noter og målinger i samme registrering. Medarbejderen kan dermed dokumentere forholdene løbende i stedet for at skulle huske dem senere eller samle oplysninger fra flere steder.

Det kan også være en fordel at bruge faste sektioner for de oplysninger, der går igen fra sag til sag, kombineret med mulighed for ekstra noter, når situationen kræver det.

3. Brug billeder med en klar opgave

Billeder kan være en vigtig del af dokumentationen, men deres værdi afhænger af, om det er tydeligt, hvad de viser. Et billede uden kontekst kan være vanskeligt at bruge, når sagen skal gennemgås senere.

Overvej derfor at koble billeder sammen med:

• En kort beskrivelse af motivet
• Det område eller den del af opgaven, billedet vedrører
• En note om, hvorfor billedet er relevant
• Eventuelle observationer fra medarbejderen

Det er også en god idé at aftale interne retningslinjer for billeddokumentation. Eksempelvis kan medarbejderne have en fælles forståelse af, hvornår der skal tages oversigtsbilleder, og hvornår detaljer skal dokumenteres tættere på.

4. Registrér målinger og observationer samlet

Hvis opgaven omfatter målinger, bør de registreres sammen med de øvrige oplysninger fra sagen. Det gør det lettere at se sammenhængen mellem målingen, placeringen og de observationer, der blev gjort på stedet.

Faste felter kan hjælpe medarbejderen med at huske de relevante oplysninger. Samtidig kan virksomheden gøre det tydeligere, hvilke felter der skal udfyldes, og hvilke der kun er relevante i bestemte situationer.

Vær opmærksom på, at digitale felter ikke i sig selv afgør, hvilke målinger eller oplysninger der skal indgå i en sag. Det bør fastlægges ud fra virksomhedens faglige arbejdsgang og de krav, der gælder for den konkrete opgave.

Fra registrering i marken til færdig rapport

Det manuelle efterarbejde opstår ofte, når oplysninger fra marken skal samles i et dokument. Billeder skal udvælges, noter skal skrives rent, og forskellige registreringer skal sættes ind i den rigtige rækkefølge.

En digital arbejdsgang kan samle oplysningerne løbende og gøre rapporteringen mere ensartet. Når billeder, noter, målinger og formularsvar allerede er knyttet til sagen, bliver det lettere at danne et samlet overblik.

En rapport bør stadig gennemgås af en relevant medarbejder, før den sendes videre. Efterredigering kan være nødvendig, hvis der skal tilføjes forklaringer, rettes formuleringer eller tilpasses oplysninger til modtageren.

Det kan være nyttigt at have flere rapporttyper, hvis virksomheden håndterer forskellige opgaver. En rapport til en indledende besigtigelse behøver ikke have samme opbygning som en rapport om udført arbejde eller en opfølgende registrering.

Opfølgning bør være en del af asbestdokumentationen

Dokumentationen slutter ikke altid, når medarbejderen forlader arbejdsstedet. Der kan være behov for at følge op på manglende oplysninger, aftaler, ekstra arbejde eller forhold, der skal vurderes af en projektleder.

Derfor bør systemet eller arbejdsgangen gøre det muligt at markere, hvad der kræver opfølgning. Det kan eksempelvis være:

• En manglende billedregistrering
• En note, der skal afklares med kunden
• Et område, der skal besigtiges igen
• En rapport, der skal gennemgås eller godkendes internt
• En opfølgende rapport med nye observationer

En tydelig opfølgningsproces mindsker risikoen for, at opgaver kun bliver liggende i en mailtråd eller i en medarbejders personlige noter.

Digital asbestdokumentation med eDoc Rapport

eDoc Rapport er en mobil- og webbaseret platform til dokumentation, rapportering og opfølgning. Løsningen kan tilpasses virksomhedens egne arbejdsgange og bruges blandt andet til asbestarbejde, KLS, skadeservice, besigtigelser og andre dokumentationstunge opgaver.

I en arbejdsgang for asbestsanering kan eDoc Rapport blandt andet bruges til at samle:

• Billeder og billedbeskrivelser
• Noter og observationer
• Målinger og andre registreringer
• Dynamiske felter og sektioner
• Forskellige rapporttyper
• Efterredigering og opfølgende rapporter
• PDF-rapporter til videre brug
• Søgning i tidligere sager

Medarbejderen kan registrere oplysninger på mobilen, mens administration eller projektledelse kan arbejde videre i webdelen. Det giver virksomheden mulighed for at tilpasse registreringen til den måde, arbejdet faktisk udføres på.

eDoc Rapport kan også bruges sammen med virksomhedens øvrige dokumentationsprocesser. Hvis I allerede arbejder med eksempelvis KLS eller fugtmåling, kan det være relevant at samle flere arbejdsgange i samme platform. Læs mere om KLS-formularen eller se nye funktioner i eDoc Rapport.

En enkel tjekliste til bedre dokumentation

Før I vælger eller ændrer jeres arbejdsgang, kan I gennemgå følgende spørgsmål:

1. Er det tydeligt, hvilken sag og lokation registreringen hører til?
2. Kan medarbejderen tage billeder og skrive noter samme sted?
3. Er de vigtigste oplysninger samlet i en overskuelig formular?
4. Er der en fast måde at registrere målinger og observationer på?
5. Kan projektleder eller administration se, hvad der mangler?
6. Kan dokumentationen efterredigeres, hvis sagen kræver det?
7. Kan der dannes en samlet PDF-rapport uden at kopiere oplysninger manuelt mellem systemer?
8. Er det let at finde dokumentationen igen på en tidligere sag?

Hvis flere af svarene er nej, kan det være et tegn på, at arbejdsgangen bør forenkles eller samles i en mere struktureret løsning.

Gør asbestdokumentation til en del af den daglige arbejdsgang

God asbestdokumentation handler ikke kun om den endelige rapport. Den handler om at få relevante oplysninger registreret korrekt og sammenhængende, mens arbejdet udføres.

Med en enkel mobilregistrering, tydelige formularer, strukturerede billeder og en fast opfølgningsproces kan virksomheden skabe et bedre grundlag for intern koordinering og rapportering. Den konkrete dokumentation bør altid tilpasses opgaven, virksomhedens faglige vurderinger og de krav, der gælder i den aktuelle situation.

Se hvordan eDoc Rapport fungerer, eller kontakt Suit IT for at høre, hvordan digital dokumentation kan tilpasses jeres arbejdsgang.