God fotodokumentation begynder ikke nødvendigvis på kontoret. Den opstår ofte ude på opgaven, mens arbejdet bliver udført – med mobilen i hånden og situationen frisk i hukommelsen. Når billeder, noter og målinger bliver samlet korrekt undervejs, bliver det lettere at følge op, udarbejde rapporter og forklare, hvad der er observeret.
For virksomheder inden for skadeservice, fugtteknik, byggeri, håndværk og ejendomsservice er fotodokumentation derfor en vigtig del af den daglige arbejdsgang. Men det kræver en fast metode. Ellers kan billeder ende i kamerarullen uden tydelig sammenhæng med opgaven, rummet eller den udførte aktivitet.
Hvorfor er fotodokumentation vigtig i hverdagen?
Et billede kan vise forhold, som er vanskelige at beskrive med ord alene. Det kan eksempelvis være omfanget af en skade, placeringen af en installation, et fugtigt område eller en ændring, der er sket undervejs i arbejdet.
Udfordringen er, at et billede sjældent står alene. Modtageren har ofte brug for at vide:
- Hvilken sag eller opgave billedet hører til
- Hvor billedet er taget
- Hvad billedet viser
- Hvornår observationen blev gjort
- Om der er foretaget en måling eller en konkret handling
- Hvad næste skridt er
Hvis disse oplysninger skal findes i sms’er, e-mails, papirnoter eller medarbejderens hukommelse, kan dokumentationen blive vanskelig at bruge. En struktureret arbejdsgang gør det lettere for både teknikere, projektledere, kunder og andre involverede at forstå materialet.
Typiske udfordringer med billeder fra mobilen
Mobilen er et praktisk værktøj til dokumentation, men den løser ikke automatisk hele opgaven. Mange virksomheder oplever især udfordringer med organisering og kontekst.
Billederne mangler sammenhæng
Flere billeder af samme område kan være svære at skelne fra hinanden, hvis der ikke følger en kort beskrivelse med. Det kan også være uklart, om et billede viser forhold før, under eller efter en indsats.
Noter og fotos ligger forskellige steder
Hvis billeder tages på mobilen, mens noter skrives på papir eller i en separat app, skal oplysningerne samles senere. Det øger risikoen for, at noget bliver glemt, blandet sammen eller placeret på den forkerte sag.
Rapporten skal bygges bagefter
Når dokumentationen først skal samles på kontoret, kan medarbejderen bruge tid på at sortere billeder, finde de rigtige noter og rekonstruere forløbet. Det kan gøre rapporteringen mere besværlig end nødvendigt.
Sådan får I bedre fotodokumentation direkte fra mobilen
Bedre fotodokumentation handler først og fremmest om en enkel og ensartet metode. Den skal være nem at følge i marken – også når der er travlt, eller forholdene på opgaven ændrer sig.
Et eksempel kan være en fugtundersøgelse i en bolig. Medarbejderen kan begynde med et oversigtsbillede af rummet, tage nærbilleder af det berørte område og registrere målinger med en kort note om placering og materiale. Hvis der udføres en konkret indsats, kan den dokumenteres med billeder undervejs og efterfølgende. Til sidst kan eventuelle observationer eller næste skridt samles, så forløbet er forståeligt for en person, der ikke selv var til stede.
1. Start med en fast struktur for hver opgave
Definér, hvilke oplysninger der som minimum skal indsamles på en opgave. Det kan være billeder, korte noter, målinger, tjekpunkter og information om opfølgning.
Strukturen bør passe til jeres arbejde. En fugttekniker kan have brug for målepunkter og beskrivelser af materialer, mens en ejendomsservicevirksomhed måske har fokus på registrering af forhold, udførte opgaver og opfølgende aktiviteter.
2. Tag billeder med et klart formål
Et stort antal billeder er ikke nødvendigvis det samme som god dokumentation. Overvej i stedet, hvad hvert billede skal dokumentere. Skal det vise placeringen af en skade, et nærbillede af et materiale, en installation eller resultatet af en indsats?
Tag gerne både et oversigtsbillede og et eller flere nærbilleder, når det hjælper modtageren med at forstå situationen. Skriv en kort forklaring, hvis billedet ikke kan forstås uden yderligere kontekst.
3. Dokumentér undervejs – ikke kun til sidst
Når dokumentationen bliver oprettet løbende, er det lettere at få de relevante detaljer med. Det kan være før en opgave begynder, under arbejdet og efter en konkret handling.
Den rigtige opdeling afhænger af opgavetypen. Pointen er at gøre forløbet synligt, så en person, der ikke var til stede, kan følge udviklingen.
4. Knyt noter og målinger til de rigtige billeder
Et foto uden forklaring kan være vanskeligt at bruge senere. Omvendt kan en note uden et billede være for generel. Når billeder, noter og målinger forbindes i samme arbejdsgang, bliver dokumentationen mere overskuelig.
Brug korte og konkrete formuleringer. Beskriv det, der er observeret, hvor det er observeret, og hvad der eventuelt er gjort. Undgå lange fritekstbeskrivelser, hvis faste felter eller tjekpunkter kan dække behovet.
5. Brug tjeklister, hvor opgaver gentager sig
Ved tilbagevendende opgaver kan en tjekliste hjælpe medarbejderen med at komme omkring de samme relevante punkter hver gang. Det kan give en mere ensartet dokumentation på tværs af medarbejdere og opgaver.
Tjeklisten bør være kort nok til at fungere i praksis. Hvis den bliver for omfattende, kan den opleves som en administrativ byrde og blive udfyldt mindre konsekvent.
Gør mobil dokumentation til en del af arbejdsgangen
Den tekniske løsning er kun én del af god fotodokumentation. Lige så vigtigt er det, at virksomheden beslutter, hvordan dokumentationen skal bruges bagefter.
Overvej eksempelvis:
- Hvem har ansvar for at kontrollere dokumentationen?
- Hvornår skal en rapport færdiggøres?
- Hvilke oplysninger skal kunden eller projektlederen modtage?
- Hvordan markeres opgaver, der kræver opfølgning?
- Hvilke oplysninger skal altid være med på en PDF-rapport?
Det er en fordel, hvis medarbejderen kan dokumentere opgaven i den samme løsning, som senere bruges til opfølgning og rapportering. På den måde bliver mobilen ikke kun et kamera, men et arbejdsredskab til hele dokumentationsforløbet.
Fra billeder til en brugbar rapport
En god rapport skal gøre det let at forstå opgaven. Den bør samle de oplysninger, som modtageren har brug for, uden at læseren skal lede efter sammenhængen mellem billeder, noter og målinger.
En praktisk rapport kan eksempelvis indeholde:
- Grundlæggende oplysninger om opgaven
- Beskrivelse af observationer
- Billeder med relevant kontekst
- Målinger og andre registreringer
- Udførte aktiviteter
- Eventuelle punkter til opfølgning
Rapportens indhold bør tilpasses jeres kunder og arbejdsområder. En fleksibel skabelon kan være en fordel, hvis virksomheden håndterer flere typer opgaver og ikke ønsker at bruge den samme rapport til alt.
Hvordan kan en digital løsning hjælpe?
En digital dokumentationsløsning kan samle mobil registrering og efterfølgende rapportering i én arbejdsgang. Det kan gøre det lettere at oprette dokumentation tæt på opgaven og reducere behovet for manuel overførsel bagefter.
eDoc Rapport fra Suit IT er udviklet til virksomheder, der arbejder med skader, fugt, håndværk, ejendomsservice og andre feltbaserede opgaver. Platformen kan blandt andet bruges til at samle:
- Fotos og noter
- Målinger
- Tjeklister
- Opfølgning
- PDF-rapporter
Den konkrete arbejdsgang og de tilgængelige funktioner bør naturligvis vurderes i forhold til virksomhedens behov og den aktuelle løsning. eDoc Rapport kan tilpasses virksomhedens egne opgavetyper, felter og rapporter, så dokumentationen bygges op omkring det, medarbejderne faktisk bruger i hverdagen.
For virksomheder med forskellige dokumentationsbehov kan det være relevant at se nærmere på platformens nye funktioner og muligheder for at tilpasse arbejdsgangene. Hvis I arbejder med kvalitetssikring og formularbaseret dokumentation, kan I også læse om KLS-formularen.
En enkel start på bedre fotodokumentation
Det er ikke nødvendigt at ændre alle arbejdsgange på én gang. Start med én opgavetype, hvor I ofte bruger billeder og noter. Gennemgå derefter, hvilke oplysninger der mangler i den nuværende dokumentation, og hvilke trin der kan gøres enklere.
En god begyndelse kan være at:
- Vælge en konkret opgavetype
- Definere de vigtigste billeder, noter og målinger
- Oprette en enkel struktur eller tjekliste
- Afprøve arbejdsgangen med medarbejderne
- Justere rapporten ud fra den praktiske brug
På den måde bliver fotodokumentation en integreret del af arbejdet i stedet for en opgave, der først skal løses, når medarbejderen er tilbage på kontoret.
Se, hvordan eDoc Rapport kan bruges i jeres hverdag
Bedre fotodokumentation kræver både klare arbejdsgange og et værktøj, der passer til dem. Med eDoc Rapport kan I samle fotos, noter, målinger, tjeklister og rapporter i en løsning, der er målrettet feltbaseret dokumentation.
Se hvordan eDoc Rapport fungerer, eller læs mere om priser og muligheder.