KLS og asbest: Sådan skaber I struktur i dokumentationen

KLS og asbest: Sådan skaber I struktur i dokumentationen

Arbejder jeres virksomhed med asbest, renovering, skadeservice eller andre opgaver, hvor dokumentation spiller en vigtig rolle, kan KLS være en naturlig del af den daglige arbejdsgang. KLS kan her forstås som virksomhedens systematiske måde at planlægge, udføre, kontrollere og dokumentere arbejdet på. Den konkrete opbygning afhænger af virksomhedens fagområde, arbejdsgange og den aktuelle opgave.

Udfordringen er ofte ikke at tage billeder eller skrive noter. Det svære er at sikre, at oplysningerne bliver registreret ensartet, gemt rigtigt og samlet til en brugbar rapport. En digital løsning kan understøtte denne proces, men den erstatter ikke virksomhedens faglige vurderinger eller de regler og aftaler, der gælder for den konkrete opgave.

En god arbejdsgang for KLS og asbest bør derfor fungere både ude på opgaven og på kontoret. Medarbejderen skal kunne registrere oplysningerne i marken, mens projektleder eller administration efterfølgende skal kunne finde materialet, følge op og udarbejde den dokumentation, der er relevant for sagen.

Hvorfor er dokumentation vigtig ved asbestarbejde?

Opgaver med asbest kan være komplekse. Der kan være flere områder, materialer, observationer og arbejdstrin, som skal holdes adskilt i dokumentationen. Samtidig kan flere personer være involveret i samme sag, fra den første besigtigelse til den afsluttende rapportering.

Et KLS kan hjælpe med at skabe en fast ramme for, hvordan oplysninger registreres og følges op. Det kan for eksempel være en beskrivelse af arbejdsgangen, relevante kontrolpunkter, ansvar og den dokumentation, der skal gemmes. Hvilke elementer der bør indgå, afhænger af virksomhedens proces og den konkrete opgave.

Hvis oplysningerne ligger spredt i mails, på papir, i private billedmapper eller i forskellige regneark, bliver det vanskeligere at skabe et samlet overblik. Det kan også gøre det mere tidskrævende at besvare spørgsmål om, hvad der blev observeret, hvilke billeder der hører til sagen, og hvad der efterfølgende er blevet gjort.

Dokumentation kan blandt andet bruges til at:

• skabe et fælles overblik over den enkelte opgave
• samle billeder, noter og målinger ét sted
• understøtte intern opfølgning på aftaler og observationer
• gøre rapporteringen mere ensartet
• give projektledere og administration adgang til det samme grundlag

De konkrete krav til dokumentation afhænger af opgavens karakter, virksomhedens arbejdsgange og de regler eller aftaler, der gælder i den aktuelle situation. Derfor bør en digital løsning ses som et værktøj til at understøtte jeres processer – ikke som en erstatning for faglig vurdering eller gældende vejledning.

Hvad bør en KLS- og asbestrapport indeholde?

Indholdet bør tilpasses jeres opgaver. En besigtigelse, en løbende kontrol og en afsluttende rapport kan have forskellige behov. Det vigtigste er, at medarbejderen bliver guidet gennem de oplysninger, der er relevante for den konkrete arbejdsgang.

Grundoplysninger om sagen

Start med de oplysninger, der gør sagen nem at identificere. Det kan være kunde, adresse, kontaktperson, opgavetype, dato og ansvarlig medarbejder. Hvis der er flere områder eller arbejdszoner på samme adresse, kan det også være relevant at registrere, hvilket område den enkelte observation vedrører.

Billeder med en tydelig sammenhæng

Billeder er ofte en vigtig del af dokumentationen ved byggeri, skadeservice og asbestrelaterede opgaver. Et billede har dog størst værdi, når det kan kobles til en bestemt sag, et område og en note.

Overvej derfor at gøre det let at registrere:

• hvad billedet viser
• hvor på ejendommen billedet er taget
• hvilken observation eller arbejdsgang billedet knytter sig til
• om der skal følges op på observationen

Det reducerer behovet for at forklare billederne bagefter, når rapporten skal færdiggøres på kontoret.

Noter og observationer

Frie tekstfelter er nyttige, når medarbejderen skal beskrive noget, der ikke passer ind i en fast valgmulighed. Samtidig kan faste felter eller valglister gøre registreringen mere ensartet på tværs af medarbejdere og sager.

En praktisk løsning er at kombinere de to. Brug faste felter til de oplysninger, der går igen, og giv mulighed for en supplerende note, når situationen kræver mere forklaring.

Målinger og kontrolpunkter

Hvis arbejdet omfatter målinger, kan det være en fordel at registrere dem direkte på sagen sammen med eventuelle kommentarer. Det kan gøre det lettere at se, hvem der har foretaget registreringen, hvornår den er udført, og hvilken del af opgaven den vedrører.

Hvilke målinger og kontrolpunkter der er relevante, afhænger af jeres fagområde og den konkrete opgave. Formularen bør derfor kunne tilpasses frem for at tvinge alle sager ind i den samme skabelon.

Sådan kan I skabe en bedre arbejdsgang

1. Start med processen – ikke med systemet

Før I vælger eller tilpasser en digital løsning, bør I beskrive den nuværende arbejdsgang. Hvornår oprettes sagen? Hvem registrerer billeder og noter? Hvornår skal en projektleder godkende eller følge op? Og hvordan bliver den endelige rapport sendt videre?

Det gør det lettere at se, hvor der opstår dobbeltarbejde, manglende oplysninger eller unødvendige overleveringer.

2. Gør registrering i marken enkel

Dokumentation bliver ofte udført under praktiske forhold. Medarbejderen kan stå på en byggeplads, i en kælder eller i en ejendom, hvor der ikke er tid til lange administrative arbejdsgange.

Derfor bør formularer være overskuelige og kun vise de felter, der er relevante for den aktuelle opgave. Dynamiske felter og sektioner kan bruges til at vise ekstra spørgsmål, når et bestemt svar gør dem relevante.

3. Aftal en fast struktur for billeder og noter

En fælles struktur gør det lettere for både medarbejdere og administration at forstå dokumentationen. Aftal for eksempel, hvordan områder navngives, hvordan observationer beskrives, og hvornår der skal tages oversigtsbilleder eller nærbilleder.

Det handler ikke om at skrive lange tekster. Det handler om at skabe tilstrækkelig kontekst til, at andre kan bruge materialet senere.

4. Planlæg opfølgning som en del af sagen

En observation er ikke nødvendigvis afsluttet, når den er registreret. Der kan være behov for en opgave, en afklaring, en ekstra besigtigelse eller en ny rapport.

Ved at koble opfølgning til den oprindelige sag kan I mindske risikoen for, at aftaler bliver liggende i en mailtråd eller på en håndskrevet note. Det giver også projektlederen et bedre overblik over, hvad der mangler at blive afsluttet.

Digital dokumentation til KLS og asbest

En mobil og webbaseret løsning kan samle arbejdsgangen fra den første registrering til den færdige PDF-rapport. Medarbejderen kan dokumentere opgaven i marken, mens kontoret kan gennemgå oplysningerne, redigere rapporten og følge op på åbne punkter.

Det kan være relevant at samle følgende i samme løsning:

• sagsoplysninger og kundeinformation
• billeder og billedbeskrivelser
• noter og observationer
• målinger og kontrolpunkter
• formularer til forskellige opgavetyper
• opfølgende rapporter
• PDF-dokumentation til intern eller ekstern brug

Fordelen ved en samlet arbejdsgang er ikke kun, at oplysningerne ligger digitalt. Det handler også om at skabe en fast forbindelse mellem registrering, kvalitetssikring, opfølgning og rapportering.

Hvordan kan eDoc Rapport bruges til KLS og asbest?

eDoc Rapport er udviklet til virksomheder, hvor medarbejdere dokumenterer arbejde ude i marken. Platformen kan tilpasses forskellige arbejdsgange inden for blandt andet KLS, asbestarbejde, skadeservice, fugtmåling, håndværk og ejendomsservice.

I praksis kan en medarbejder bruge mobilen til at udfylde en formular, tage billeder, skrive noter og registrere målinger direkte på sagen. På web kan projektleder eller administration efterfølgende gennemgå materialet, foretage relevante ændringer og samle oplysningerne i en rapport.

Med dynamiske felter og sektioner kan formularerne tilpasses forskellige typer opgaver. Det betyder, at en besigtigelse, en kontrol og en opfølgende rapport ikke nødvendigvis behøver at bruge samme skabelon.

eDoc Rapport understøtter også KLS-formularer og dokumentation til asbestrelaterede arbejdsgange. Løsningen kan desuden bruges til at søge i tidligere sager, oprette opfølgende rapporter og generere PDF-dokumentation. Hvis I vil holde jer orienteret om funktioner og muligheder, kan I se nye funktioner i eDoc Rapport.

Det er fortsat jeres faglige ansvar at definere, hvilke oplysninger der skal registreres, og hvordan arbejdsgangen skal bruges i praksis. En fleksibel formular gør det lettere at understøtte denne struktur, men den skal tilpasses virksomhedens egne behov og den konkrete opgave.

Et konkret eksempel på en arbejdsgang

Ved en første besigtigelse kan medarbejderen oprette sagen med kunde, adresse, dato og det relevante område. Under gennemgangen kan medarbejderen tage oversigts- og nærbilleder, knytte korte noter til observationerne og registrere de målinger eller kontrolpunkter, som er relevante for opgaven.

Efter besigtigelsen kan projektlederen gennemgå materialet på web, afklare eventuelle mangler og oprette en opfølgende opgave. Når sagen er klar, kan oplysningerne samles i en rapport, der passer til virksomhedens arbejdsgang. Ved en senere kontrol kan den samme sag udvides med nye observationer og billeder, så materialet forbliver samlet.

Eksemplet viser ikke én fast model for asbestarbejde. Det illustrerer blot, hvordan en fælles struktur kan forbinde registrering i marken med opfølgning og rapportering på kontoret.

En god start på arbejdet med KLS og asbest

Hvis jeres dokumentation i dag er fordelt på flere værktøjer, kan det være en fordel at begynde med én konkret arbejdsgang. Det kan for eksempel være den første besigtigelse, den løbende kvalitetssikring eller den afsluttende rapport.

Kortlæg, hvilke oplysninger medarbejderen skal registrere, hvad projektlederen skal kunne følge op på, og hvilket materiale kunden eller administrationen skal modtage. Derefter kan I bygge en formular, der passer til processen og justere den, når den har været brugt i praksis.

På den måde bliver arbejdet med KLS og asbest ikke kun et spørgsmål om at gemme mere dokumentation. Det bliver en mere sammenhængende arbejdsgang, hvor registrering, opfølgning og rapportering hænger bedre sammen.

Se hvordan digital dokumentation kan samles i én arbejdsgang med eDoc Rapport, eller kontakt Suit IT for at høre, hvordan løsningen kan tilpasses jeres virksomhed.