Tilsyn: Sådan undgår I mangelfuld dokumentation

Et tilsyn kan hurtigt blive mere krævende, hvis dokumentationen er spredt i mails, på papir, i private fotomapper eller i forskellige systemer. Når oplysningerne ikke er samlet og struktureret, kan det være svært at vise, hvad der er udført, hvornår det er sket, og hvem der har fulgt op.

Mangelfuld dokumentation skyldes dog ikke nødvendigvis, at arbejdet er udført forkert. Ofte handler det om arbejdsgange, der ikke er ensartede nok. En tekniker tager måske billeder på sin egen måde, en projektleder noterer opfølgning i en mail, og en anden medarbejder gemmer målinger i et regneark. Det gør materialet vanskeligere at bruge, når der senere skal skabes overblik.

Hvorfor er dokumentation vigtig ved et tilsyn?

Dokumentation skal gøre det muligt at forstå et forløb uden kun at være afhængig af mundtlige forklaringer. Det gælder både for den interne ledelse, kunden, samarbejdspartnere og den person eller organisation, der gennemfører et tilsyn.

En god dokumentation kan blandt andet vise:

• hvilken opgave der er udført
• hvor arbejdet er foregået
• hvilke observationer eller målinger der er foretaget
• hvilke materialer eller forhold der er registreret
• hvornår billeder og notater er taget
• hvilke punkter der kræver opfølgning
• hvordan opfølgningen er håndteret

Det betyder ikke, at enhver situation kræver omfattende rapporter. Dokumentationen bør i stedet passe til opgaven og jeres arbejdsgang. Det afgørende er, at medarbejderne ved, hvad der skal dokumenteres, og at oplysningerne kan findes igen.

Typiske årsager til mangelfuld dokumentation

Der mangler en fælles metode

Hvis medarbejderne selv vurderer, hvilke fotos, målinger og notater der er nødvendige, bliver kvaliteten ofte uensartet. Nogle dokumenterer meget, mens andre kun noterer det mest grundlæggende.

En enkel fælles struktur kan gøre en stor forskel. Det kan for eksempel være en fast rækkefølge med oplysninger om opgaven, forholdene på stedet, udført arbejde, målinger, billeddokumentation og næste skridt.

Dokumentationen bliver lavet for sent

Når dokumentationen først skal samles efter arbejdsdagen eller ved afslutningen af en sag, er der større risiko for mangler. Det kan være uklart, hvilket billede der hører til hvilket rum, eller hvornår en måling blev foretaget.

Det er ofte lettere at dokumentere løbende, mens medarbejderen stadig er på stedet. Korte notater, billeder og målinger kan registreres som en del af selve opgaven i stedet for at blive en separat administrativ opgave.

Informationen ligger flere steder

Dokumentation kan hurtigt blive spredt mellem SMS-beskeder, e-mails, papirskemaer, fotogallerier og mapper på computeren. Det gør det vanskeligere at finde den komplette sag, især hvis flere medarbejdere er involveret.

En samlet sag med relevante billeder, noter, målinger og opfølgning giver et bedre arbejdsgrundlag. Det gør det også lettere at overdrage en sag, hvis en anden medarbejder skal tage over.

Sådan styrker I dokumentationen før et tilsyn

Lav en enkel dokumentationsstandard

Start med at beskrive, hvad en afsluttet sag som minimum skal indeholde. Hold standarden konkret og tilpasset jeres arbejde. En dokumentationsstandard kan for eksempel beskrive:

• hvilke grundoplysninger der skal udfyldes
• hvilke områder eller arbejdsprocesser der skal fotograferes
• hvornår der skal foretages målinger
• hvordan afvigelser og observationer skal beskrives
• hvordan opgaver til opfølgning registreres
• hvornår rapporten skal være færdig

Formålet er ikke at skabe mere papirarbejde. Formålet er at gøre det tydeligt, hvad medarbejderne skal gøre i praksis.

Brug faste skabeloner og tjeklister

En tjekliste kan hjælpe medarbejderen med at komme omkring de relevante punkter på stedet. Den kan også fungere som en fælles ramme på tværs af teams og opgavetyper.

Skabeloner bør dog ikke være så lange, at de bliver besværlige at bruge. Overvej, hvilke felter der reelt hjælper jer med at dokumentere opgaven, og fjern det, der sjældent bliver brugt. I kan eventuelt have forskellige skabeloner til forskellige typer arbejde.

Gør billeddokumentation anvendelig

Fotos er ofte en vigtig del af dokumentationen, men et stort antal billeder er ikke nødvendigvis det samme som god dokumentation. Billederne skal helst kunne forstås af en person, der ikke selv var til stede.

Overvej derfor en fast praksis for:

• oversigtsbilleder af arbejdsområdet
• nærbilleder af relevante forhold eller skader
• billeder før, under og efter arbejdet, når det er relevant
• beskrivelser af, hvad hvert billede viser
• kobling mellem fotos, rum, områder eller opgaver

Et kort notat ved billedet kan være mere værdifuldt end en generel kommentar i slutningen af rapporten.

Registrér målinger med kontekst

Målinger bør så vidt muligt registreres sammen med de oplysninger, der gør dem forståelige. Det kan være placering, tidspunkt, målepunkt eller en kort beskrivelse af forholdene på stedet.

En måling uden kontekst kan være vanskelig at vurdere senere. Det gælder især, hvis der er flere målepunkter eller flere besøg på samme sag.

Sådan arbejder I med dokumentationen under et tilsyn

Hvis et tilsyn allerede er planlagt, kan det være en fordel at samle relevante sager og kontrollere, om dokumentationen er komplet. Gennemgå for eksempel, om der mangler:

• datoer eller grundoplysninger
• billeder fra centrale dele af opgaven
• målinger eller beskrivelser af målepunkter
• signaturer eller godkendelser, hvis jeres proces kræver det
• notater om afvigelser
• dokumentation for opfølgende handlinger

Det er vigtigt at skelne mellem at finde mangler og at udfylde oplysninger, som ikke længere kan dokumenteres. Hvis noget mangler, bør det fremgå tydeligt, hvad der er kendt, og hvad der ikke kan rekonstrueres. På den måde undgår I, at efterfølgende notater bliver blandet sammen med den oprindelige dokumentation.

Følg op på bemærkninger efter tilsynet

Et tilsyn bør ikke nødvendigvis være afslutningen på dokumentationsarbejdet. Hvis der kommer spørgsmål, bemærkninger eller opgaver til opfølgning, er det en fordel at registrere dem samlet.

En god opfølgningsproces kan indeholde:

1. en tydelig beskrivelse af punktet
2. en ansvarlig person eller funktion
3. en aftalt frist, hvis det er relevant
4. en registrering af, hvad der er gjort
5. relevant billeddokumentation eller andre bilag
6. en afsluttende status på punktet

Det gør det lettere at se, hvilke forhold der stadig er åbne, og hvilke der er håndteret. Samtidig får ledelsen et bedre grundlag for at vurdere, om en ændring i arbejdsgangen er nødvendig.

Digitale arbejdsgange kan samle dokumentationen

En digital arbejdsgang kan hjælpe med at flytte dokumentationen tættere på det sted, hvor arbejdet bliver udført. I stedet for at medarbejderen først skal huske detaljer senere, kan oplysningerne registreres løbende på mobilen.

Det kan for eksempel være relevant at samle:

• opgaveoplysninger
• noter fra besigtigelse eller udført arbejde
• fotos fra mobilen
• målinger
• tjeklister
• opgaver til opfølgning
• en samlet PDF-rapport

Den digitale løsning bør understøtte jeres faktiske arbejdsgang. Hvis registreringen tager for lang tid eller kræver mange manuelle trin, kan medarbejderne få svært ved at bruge den konsekvent. Derfor er enkel anvendelse på mobilen og mulighed for at tilpasse felter og skabeloner væsentlige forhold at overveje.

Brug eDoc Rapport til mere struktureret dokumentation

eDoc Rapport er udviklet til virksomheder, der arbejder ude hos kunder og har behov for at samle dokumentation i en overskuelig arbejdsgang. Platformen kombinerer en mobilapp med en webplatform, så medarbejdere kan registrere oplysninger på stedet, mens kontoret kan arbejde videre med sagerne.

Med eDoc Rapport kan I blandt andet arbejde med fotos, noter, målinger, tjeklister, opfølgning og professionelle PDF-rapporter. Indholdet kan tilpasses jeres egne arbejdsgange og rapporteringsbehov, så dokumentationen passer til den type opgaver, I løser.

Det kan gøre det lettere at skabe en ensartet proces før, under og efter et tilsyn. Løsningen erstatter ikke jeres faglige vurdering eller interne ansvar, men kan give jer en mere samlet måde at registrere og genfinde oplysninger på.

Hvis I vil se, hvordan platformen kan bruges i praksis, kan I se de nyeste funktioner i eDoc Rapport eller læse om KLS-formularen, hvis den type arbejdsgang er relevant for jer.

Gør dokumentation til en del af arbejdet

Den bedste måde at undgå mangelfuld dokumentation efter et tilsyn er at gøre dokumentationen til en naturlig del af opgaven. Start med en enkel fælles struktur, dokumentér løbende, og sørg for, at fotos, målinger og opfølgning hænger sammen.

Gennemgå jævnligt, om arbejdsgangen fungerer for medarbejderne i marken. Hvis bestemte oplysninger ofte mangler, er løsningen ikke nødvendigvis flere krav. Det kan også være, at skabelonen skal forenkles, eller at registreringen skal flyttes til et mere passende tidspunkt i arbejdsprocessen.

Vil I samle mobil dokumentation, opfølgning og rapporter i én arbejdsgang, kan I se hvordan eDoc Rapport fungerer eller få et overblik over priserne på eDoc Rapport.